Nr 13/07 Wójta Gminy Narewka z dnia 28 lutego 2007 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego, w związku z wymaganiem 5.5.2 normy PN-EN ISO 9001-2009 zarządzam, co następuje:

1. Powołuję Pełnomocnika do spraw Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Gminy Narewka (Pełnomocnika ds. ISO) - w osobie Pana Michała Borowskiego.
2. Zakres odpowiedzialności i uprawnień Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością wyszczególniony jest w załączniku Nr 1 do niniejszego Zarządzenia.

1. Powołuję Panią Wiolettę Bołtryk na Koordynatora ds. Zarządzania Jakością Urzędu, ściśle współpracującego z Pełnomocnikiem ds. Systemu Zarządzania Jakością, odpowiedzialnego za administrowanie SZJ w Urzędzie.
2. Zakres odpowiedzialności i uprawnień Koordynatora ds. Zarządzania Jakością wyszczególniony jest w załączniku Nr 2 do niniejszego Zarządzenia.

1. W celu sprawnego zarządzania całością zadań związanych z wdrożeniem Systemu Zarządzania Jakością (ISO) powołuję Zespół Dokumentacyjno – Wdrożeniowy w składzie:
1) Anna Pawłowicz - podinspektor
2) Nina Kiczkaluk - podinspektor
3) Bołtryk Wioletta - podinspektor
4) Zenaida Łuksza - Zastępca kierownika USC
5) Alicja Łuksza - podinspektor
6) Łukasz Zasim - podinspektor ds. geodezji
7) Iwona Sidoruk-Sawko - informatyk
8) Alentyna Olesińska - skarbnik gminy
9) Alina Maciejuk - pracownik biurowy
10) Halina Szymaniuk - podinspektor
11) Krystyna Sawicka - podinspektor
12) Andrzej Nikiciuk - inspektor
13) Mirosława Stocka - podinspektor
14) Jarosław Gołubowski - podinspektor
15) Marcin Szymaniuk - referent
16) Małgorzata Charkiewicz - podinspektor
17) Ewa Konik - podinspektor
18) Katarzyna Lewsza - młodszy księgowy
19) Rubczewska Iwona - pracownik biurowy

2. Zakres odpowiedzialności i uprawnień Zespołu Dokumentacyjno – Wdrożeniowego wyszczególniony jest w załączniku Nr 3 do niniejszego Zarządzenia.

    Zobowiązuję pracowników Urzędu Gminy Narewka do ścisłej i terminowej współpracy z Pełnomocnikiem i Koordynatorem ds. ISO w zakresie opracowania, udokumentowania i wdrożenia systemu zarządzania jakością zgodnego z normą
PN-EN 9001:2009.

1. Zarządzenie podaje się do wiadomości wszystkim pracownikom urzędu.
2. Realizację Zarządzenia powierzam Pełnomocnikowi ds. ISO.

    Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Odpowiedzialność i uprawnienia Pełnomocnika ds. ISO

Pełnomocnik ds. ISO jest odpowiedzialny za:

1. Opracowywanie, aktualizację i nadzór nad Polityką Jakości, Celami Jakości, Księgą Jakości, procedurami systemowymi, opisami procesów i innymi dokumentami
    i systemowymi,
2. Przedstawiania dokumentacji do zatwierdzenia przez Wójta,
3. Identyfikowania problemów dotyczących dokumentowania, wdrażania SZJ i ich rozwiązywanie,
4. Planowanie, organizacja i sterowanie programami audytów wewnętrznych,
5. Archiwizacja i nadzór nad dokumentacją i zapisami z auditów wewnętrznych,
6. Zatwierdzanie zdefiniowanych działań korygujących i zapobiegawczych, nadzór nad ich wdrażaniem oraz przechowywanie zapisów świadczących o powyższym,
7. Nadzór i zapewnienie, że procesy systemu zarządzania jakością są ustanowione, wdrożone i utrzymywane.
8. Przygotowywanie materiałów na przeglądy systemu zarządzania jakością,
9. Planowanie środków potrzebnych na utrzymanie i doskonalenie ISO i przedkładanie w/w. materiału wg kompetencji,
10. Określenie potrzeb szkoleniowych związanych ze spełnieniem wymagań PN ISO 9001:2009,
11. Nadzorowanie monitorowania zadowolenia klientów i proponowanie na tej podstawie ulepszeń w działaniu oraz wprowadzanie nowych standardów pracy,
12. Wnioskowanie o wyróżnianie w różnych, przyjętych w Urzędzie formach, osób szczególnie zaangażowanych w tworzenie, wdrażanie i doskonalenie ISO,
13. Przedstawianie wójtowi gminy problemów związanych z funkcjonowaniem Urzędu w ramach przyjętego systemu zarządzania oraz jego potrzeb związanych z utrzymaniem i doskonaleniem systemu,
14. Monitorowanie bieżącej realizacji celów zdefiniowanych w Polityce Jakości,
15. Współpraca z zewnętrznymi jednostkami certyfikującymi, akredytującymi i konsultacyjnymi (ustalanie zasad organizacji współpracy przy wdrażaniu,
      współpraca przy organizacji auditów zewnętrznych itp.), Pełnomocnik ds. ISO jest uprawniony do:
1. Akceptowania propozycji zmian w dokumentacji systemowej,
2. Wprowadzania zmian w dokumentacji systemu,
3. W imieniu wójta, fizycznego zatwierdzania dokumentacji systemowej w systemie ProMos.

Odpowiedzialność i uprawnienia Koordynatora ds. Zarządzania Jakością

Koordynator ds. ISO jest odpowiedzialny za:

Koordynator ds. ISO jest uprawniony do:

1. Zgłaszanie propozycji zmian do dokumentów systemowych,
2. Wprowadzanie zmian w dokumentacji systemowej w systemie ProMos.

Zadania Zespołu Dokumentacyjno – Wdrożeniowego

Użytkownicy systemu ProMos odpowiadają za:
1. Właściwe korzystanie z dokumentacji systemowej,
2. Nadzór nad aktualizacją dokumentów wydrukowanych z systemu ProMos,
3. Zgłaszanie propozycji zmian w dokumentacji systemu.

Użytkownicy systemu ProMos są uprawnieni do:
1. Zgłaszania propozycji zmian w dokumentacji systemu.

Osoby odpowiedzialne za poszczególne komórki organizacyjne odpowiadają za:
1. Opracowanie i aktualizację procesów, których są właścicielami,
2. Nadzór nad aktualnością dokumentów systemowych w swoim obszarze odpowiedzialności,
3. Zapoznanie podległych pracowników z obowiązującą dokumentacją systemu,
4. Zapewnienie odpowiedniego nadzoru nad dokumentami udostępnionymi w podległym im obszarze.

Są uprawnieni do:
1. Wnioskowania o opracowanie lub aktualizację dokumentacji obowiązującej w organizacji.

Pracownicy Urzędu gminy odpowiadają za:
1. Stosowanie się do ogólnych zasad zarządzania dokumentacją opisanych w procedurach,
2. Stosowanie wyłącznie aktualnych i nadzorowanych wersji dokumentów,
3. Nie kopiowanie nadzorowanych wersji dokumentów,
4. Nie udostępnianie dokumentacji systemu nieupoważnionym osobom,
5. Współpraca i realizacja zadań zleconych przez Wójta, Pełnomocnika ISO i Koordynatora ISO na poszczególnych etapach realizacji wdrażania ISO w Urzędzie
    Gminy Narewka,
6. Przygotowywanie i aktualizacja prowadzonej dokumentacji,
7. Przygotowywanie i aktualizacja wykazu zasobów informatycznych (stacji roboczych, drukarek i urządzeń kopiujących),
8. Współudział w przeprowadzaniu audytu poprzez dostarczanie niezbędnych danych,
9. Przyjmowanie i wdrażanie obowiązujących procedur dot. SZJ,
10. Zdefiniowanie i określenie procesów, których realizacja stanowi o spełnieniu przez Urząd wymagań klientów i obowiązujących przepisów,
11. Przygotowanie projektu Polityki Jakości oraz ogólnych celów działania Urzędu – krótko i długoterminowych,
12. Określenie sposobu dokumentowania tych procesów oraz stworzenie wspólnie z właścicielami procesów ich opisu, przeanalizowanie przebiegu procesów pod
      kątem efektywności działania i zapisania w postaci standardu postępowania,
13. Określenie granic procesów oraz ich celów, sposobów i metod pomiaru stopnia realizacji tych celów,
14. Opracowanie Księgi Jakości oraz Procedur Ogólnych (wymaganych normą PN EN ISO 9001:2009,
15. Wdrożenie opracowanej dokumentacji na stanowiskach pracy po ustanowieniu systemu tego wdrożenia,
16. Stanowienie zaplecza doradczego dla Wójta Gminy w zakresie zarządzania jakością po wdrożeniu systemu i jego certyfikacji w celu inspirowania działań
      doskonalących,
17. Bieżąca współpraca z najwyższym kierownictwem wg przyjętej normy PN EN ISO 9001:2009.

Są uprawnieni do:
1. Wnioskowania o utworzenie nowego lub modyfikację obowiązujących dokumentów.