Zarządzenie Nr 162/05

Wójta Gminy Narewka

z dnia 04 marca 2005 roku

w sprawie kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy Narewka i podległych jednostkach organizacyjnych Gminy oraz procedury postępowania w trakcie kontroli zewnętrznej.

     Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 214, poz. 1806, Nr 153, poz. 1271, z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203, Nr 167, poz. 1759) i art. 28a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148, Nr 45, poz. 391, Nr 65, poz. 594, Nr 96, poz. 874, Nr 166, poz. 1611, Nr 189, poz. 1851, z 2004 r. Nr 19, poz. 177, Nr 93, poz. 890, Nr 121, poz. 1264, Nr 123, poz. 1291, Nr 210, poz. 2135, Nr 273, poz. 2703 zarządzam co następuje:

§ 1

1. System kontroli obejmuje kontrolę wewnętrzną:

  1) we wszystkich jednostkach organizacyjnych,

  2) w referacie finansowym,

  3) na stanowiskach pracy Urzędu Gminy Narewka zwanych dalej  "Kontrolowanymi".

§ 2

W ramach powierzonych zadań kontrolę wewnętrzną wykonują:

1. Sekretarz Gminy w zakresie zgodności działania z prawem, w sprawach organizacji i funkcjonowania referatów, samodzielnych stanowisk pracy, dyscypliny pracy, przestrzegania zasad jawności i przestrzegania tajemnicy służbowej zwanym dalej Kontrolującym.
2. Skarbnik Gminy w zakresie prawidłowości gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości, w tym kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych i ich zgodności z planem finansowym oraz wstępną ocenę celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki j.w.
3. Doraźne Zespoły Kontrolne powoływane przez Wójta.
4. W przypadku, jeżeli zakres kontroli wymaga specjalnych umiejętności Wójt może zlecić kontrolę ekspertom spoza Urzędu.

§ 3

1. Kontrole przeprowadzane w urzędzie gminy, wymienione w § 2 mogą być przeprowadzane jako problemowe, doraźne lub sprawdzające.
2. Kontrole problemowe winny być realizowane w oparciu o roczne plany kontroli zatwierdzone przez Wójta. Kontrole doraźne przeprowadza się na polecenie Wójta poza planem kontroli. Kontrole sprawdzające przeprowadza się w celu ustalenia rzetelności odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne i sposobu wykonania zaleceń pokontrolnych.
3. Do przeprowadzenia kontroli uprawnia imienne upoważnienie wystawione przez Wójta.
4. Kontrola finansowa, o której mowa w § 2 ust. 2 obejmuje ponadto w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych.

§ 4

1. Kontrolujący przed rozpoczęciem kontroli powinien ją zgłosić kontrolowanemu podając zakres i termin kontroli.
2. W trakcie kontroli kontrolujący może żądać od kontrolowanego informacji, dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli, ustnych i pisemnych wyjaśnień oraz przyjmować składane z ich inicjatywy pisemne lub ustne oświadczenia, które dołącza do protokołu.

§ 5

1. Kontrolujący odpowiada za rzetelne, obiektywne i zgodne z obowiązującymi przepisami badanie oraz przedstawienie faktów kontrolnych.
2. Kontrola wydatków dokonywanych ze środków publicznych powinna polegać na zgodności z planem finansowym.
3. Zasada wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań statutowych, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki.
4. Kontrolowani są odpowiedzialni za właściwe przygotowanie do przeprowadzenia kontroli, prawidłowe wykorzystanie wyników kontroli i oceny wstępnej celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki.

§ 6

1. Ustalenia kontroli ujmuje się w protokole. Powinny one stanowić podstawę oceny kontrolowanej jednostki, szczególnie powinny wymieniać konkretne nieprawidłowości, tj. stan faktyczny niezgodny z przepisami, niegospodarność w szczególności gdy poniesione wydatki są nadmierne i niecelowe w związku z realizacją zadań na które zostały poniesione, w tym wydatki na funkcjonowanie jednostki oraz gdy są niezgodne z planem finansowym jednostki. Ponadto ustalenia pokontrolne powinny wskazywać osoby odpowiedzialne za ich powstanie.

2. Protokół kontroli powinien zawierać:

a) nazwę kontrolowanej komórki organizacyjnej,

b) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe kontrolującego oraz kontrolowanego,

c) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, w tym wymienienie przerw w kontroli jeżeli takie miały miejsce,

d) określenie przedmiotu kontroli oraz okresu objętego sprawozdaniem,

e) ustalenie stanu faktycznego,

f) wyszczególnienie załączników i ich opis,

g) dane o ilości sporządzonych egzemplarzy protokołu,

h) podpis kontrolującego i kontrolowanego,

i) pouczenie kontrolowanego o uprawnieniach wymienionych w § 7 ust. 1 i 2.

§ 7

1. Kontrolowany ma prawo w terminie 7 dni roboczych od chwili otrzymania protokołu z kontroli do:

a) zgłoszenia zastrzeżeń co do sposobu przeprowadzenia kontroli,

b) zgłoszenia pisemnych wyjaśnień do zawartych w protokole ustaleń oraz wniosków wraz z ewentualnym zawnioskowaniem o zwołanie narady pokontrolnej.

2. Nie złożenie pisemnych wyjaśnień lub zastrzeżeń w terminie określonym w ust. 1 uznaje się za akceptację ustaleń i wniosków.

§ 8

1. W razie stwierdzenia w toku kontroli nieprawidłowości i uchybień kontrolujący przedkłada Wójtowi projekt wystąpienia pokontrolnego do którego dołącza protokół z adnotacją o nie złożeniu wyjaśnień przez kontrolowanego, a w przypadku ich złożenia, ewentualne uwagi do wyjaśnień lub na wniosek kontrolowanego organizuje naradę pokontrolną.

Wystąpienia pokontrolne winno być konkretne, realne, ustalać terminy i osoby odpowiedzialne za jego wykonanie oraz zobowiązywać do złożenia informacji o jego wykonaniu.

2. W naradzie pokontrolnej udział biorą Wójt, kontrolowany, oraz kontrolujący.

Celem narady winno być przedyskutowanie wyników kontroli i sformułowanie wystąpienia pokontrolnego.

§ 9

1. Postępowanie kontrolne może być przeprowadzone bez konieczności sporządzania protokołu kontroli w przypadku, gdy zachodzi potrzeba:

a) przeprowadzenia szybkiego rozpoznania kontrolnego określonych spraw i przedstawienia informacji,

b) przeprowadzenia kontroli sprawdzającej.

    2. Z przeprowadzonego w tym trybie postępowania kontrolnego sporządza się sprawozdanie. Sprawozdanie podpisuje kontrolujący informując kontrolowanego, o dokonanych ustaleniach.

§ 10

1. Kontrolę zewnętrzną w Urzędzie zgodnie z uprawnieniami wynikającymi z odrębnych przepisów wykonują:

a) organy administracji państwowej,

b) organy kontroli specjalistycznej w zakresie określonym w przepisach o ich powołaniu,

c) Komisja Rewizyjna Rady Gminy Narewka,

d) inne Komisje Rady Gminy.

2. Protokół z kontroli zewnętrznej otrzymuje Wójt i po zapoznaniu się z nim przekazuje do wiadomości do Skarbnika Gminy i Sekretarza Gminy.
3. Sekretarz Gminy przekazuje kopię protokołu do kontrolowanych pracowników. Kontrolowany przed podpisaniem protokołu może wnieść do jego treści oraz co do ustaleń w nim zawartych umotywowane pisemnie zastrzeżenia lub wyjaśnienia.
4. Wystąpienie pokontrolne zaadresowane do Wójta jest przekazywane do Sekretarza gminy w celu nadzoru nad jego realizacją i przygotowaniem informacji o wykonaniu wystąpienia.
5. Sekretarz gminy przekazuje kopię wystąpienia pokontrolnego na kontrolowane stanowiska i nadzoruje sposób realizacji wystąpień oraz terminowości udzielania informacji o ich wykonaniu.
6. Wystąpienie pokontrolne zaadresowane do kontrolowanego należy niezwłocznie przekazać do wiadomości Wójta Gminy.

§ 11

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Kontrola wewnętrzna

§ 1

Kontrola pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest pod względem:

1. legalności,

2. gospodarności

3. rzetelności,

4. celowości,

5. terminowości,

6. skuteczności.

§ 2

     Celem kontroli jest ustalanie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określanie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.

§ 3

     W Urzędzie Gminy przeprowadza się następujące rodzaje kontroli:

1. kompleksowe obejmujące całość lub obszerną część działalności  poszczególnych komórek organizacyjnych lub samodzielnych  stanowisk,

2. problemowe - obejmujące wybrane zagadnienia lub zagadnienia z  zakresu działalności kontrolowanej komórki lub stanowiska,  stanowiące niewielki fragment jego działalności,

3. wstępne - obejmujące kontrole zamierzeń i czynności przed ich dokonaniem oraz stopnia przygotowania,

4. bieżące - obejmujące czynności w toku,

5. sprawdzające (następne) - mające miejsce po dokonaniu określonych czynności, w szczególności mające na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały uwzględnione w toku postępowania kontrolowanej komórki organizacyjnej lub stanowiska.

§ 4

1. Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający  bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie  działalności kontrolowanej komórki organizacyjnej Urzędu lub  stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności  według kryteriów określonych w § 3.

2. Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.

3. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności:

Dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.

§ 5

Kontroli dokonują:

1. Wójt lub osoba działająca na podstawie pełnomocnictwa  udzielonego przez Wójta - w odniesieniu do kierowników  poszczególnych komórek organizacyjnych lub stanowisk (w tym  stanowisk samodzielnych),

2. kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych w odniesieniu  do podporządkowanych im pracowników.

§ 6

1. Z przeprowadzonej kontroli kompleksowej sporządza się w terminie  7 dni od daty jej zakończenia, protokół pokontrolny.

2. Protokół pokontrolny powinien zawierać:

a/ określenie kontrolowanej komórki lub stanowiska,

b/ imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących),

c/ daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych,

d/ określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego  kontrolą,

e/ imię i nazwisko kierownika kontrolowanej komórki  organizacyjnej albo osoby zajmującej kontrolowane stanowisko,

f/ przebieg i wynik czynności kontrolnych, a kontrolnych  szczególności wnioski kontroli wskazujące na stwierdzone  nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających  ustalenia zawarte w protokole,

g/ datę i miejsce podpisania protokołu,

h/ podpisy kontrolującego (kontrolujących) oraz kierownika  kontrolowanej komórki organizacyjnej albo pracownika  zajmującego kontrolowane stanowisko, lub notatkę o odmowie  podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy,

i/ wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia stwierdzonych  nieprawidłowości.

3. O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych  decyduje Wójt Gminy.

§ 7

     W przypadku odmowy podpisania protokołu przez kierownika kontrolowanej komórki lub osobę zajmującą kontrolowane stanowisko, osoby te są obowiązane do złożenia na ręce kontrolującego w- terminie 3 dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn.

§ 8

     Protokół sporządza się w 2 egzemplarzach, które otrzymują Wójt Gminy i kontrolujący.

§ 9

1. Z kontroli innych niż kompleksowe sporządza się notatkę służbową  zawierającą odpowiednio elementy przewidziane dla protokółu  pokontrolnego.

2. Wójt może polecić sporządzenie protokółu pokontrolnego także z  innych kontroli niż kompleksowa.