ZARZĄDZENIE NR 21/07

WÓJTA GMINY NAREWKA

z dnia 17 maja 2007 r.

        w sprawie wprowadzenia Instrukcji kasowej

Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z 29 września 1994r.o rachunkości (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. nr 76, poz.694, z 2003 r. Nr 60, poz.535, Nr 124, poz.1152, Nr 139, poz.1324, Nr 229, poz.2276 z 2004 r. Nr 96, poz.959, Nr 145, poz.1535, Nr 146, poz. 1546, Nr 213, poz. 2155, z 2005 r. Nr 10, poz.66, Nr 184, poz.1539, Nr 267, poz. 2252 z 2006 r. Nr 157, poz.1119, Nr 208, poz. 1540) zarządzam:

§ 1. Wprowadzam do stosowania Instrukcję kasową dla  Urzędu Gminy Narewka zgodnie z załącznikiem.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt Gminy

mgr Mikołaj Pawilcz

                                                                                                                                                                       Załącznik 

                                                                                                                                                                                                       do Zarządzania Nr 21/07

                                                                                                                                                                                                       Wójta Gminy Narewka

                                                                                                                                                                                                       z dnia 17 maja 2007r

 Instrukcja kasowa

Urzędu Gminy Narewka

wprowadzona Zarządzeniem Wójta Gminy Narewka Nr 21/07               

§ 1. Podstawa prawna

Instrukcja reguluje zasady funkcjonowania gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy Narewka  i została opracowana na podstawie:

1. Ustawy z 29.9.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 Nr 76, poz. 694 z późn. zm.),
2. Ustawy z 2.7.2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2004 r. Nr 173, poz. 1807),
3. Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 14.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. Nr 129, poz. 858 z późn. zm.),
4. Kodeks pracy z 26.6.1974 r. tekst jedn. z 23.12.1997 r. (Dz.U. 1998 Nr 21, poz. 94).

Przez użyte w instrukcji określenie rozumie się:

-  „wartości pieniężne” - krajowe znaki pieniężne, czeki, weksle i inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę,

-  „jednostka obliczeniowa” - jednostkę użytą do określenia limitu przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych 120-krotność przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego za ubiegły kwartał, ogłoszonego przez Prezesa GUS w Monitorze Polskim

§ 2. Techniczna organizacja kasy

1.      Pomieszczenie kasy jest wydzielone, okna pomieszczenia kasy zabezpieczone kratą, drzwi wyjściowe obite blachą i zamykane na dwa zamki oraz wyposażone w urządzenia alarmowe..

2.      Wszelkie uwagi i wątpliwości dotyczące technicznej organizacji kasy, funkcjonowania zabezpieczeń w postaci alarmów, zamków itp. kasjer natychmiast zgłasza na piśmie kierownikowi jednostki.

3.      Przyjmowanie i wypłacanie gotówki następuje w dni robocze tygodnia w godzinach 7.30 -15.00.

§ 3. Transport i przechowywanie gotówki

1.      Transport wartości pieniężnych powinien odbywać się przy użyciu odpowiednich zabezpieczeń technicznych:

·        transport wartości pieniężnych nie przekraczających 1 jednostki obliczeniowej może być wykonywany pieszo, jeżeli użycie pojazdu mechanicznego nie jest uzasadnione.

·         W przypadku, gdy przenoszone wartości pieniężne przekraczają 0,3 jednostki obliczeniowej, osoba transportująca powinna być chroniona przez co najmniej jednego pracownika ochrony, który może być nieuzbrojony;

·        wartości pieniężne większe niż 1 jednostka obliczeniowa transportuje się pojazdami specjalnymi lub przystosowanymi;

·        transport wartości pieniężnych powyżej 20 jednostek obliczeniowych wykonuje się przy użyciu pojazdów specjalnych.

2.      Szczegółowe przepisy regulujące ochronę podczas transportu gotówki muszą odpowiadać wymogom rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 14.10.1998 r. (Dz.U. Nr 129, poz. 858).

3.      Kasjer zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji o terminach i wysokościach kwot przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych.

§ 4. Wymagania i obowiązki kasjera

1.      Kasjerem może być osoba:

·        posiadająca wykształcenie minimum średnie,

·        nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko  prawu,

·        posiadająca nienaganną opinię,

·        posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.

2.      Kasjer odpowiada za stan gotówki w kasie, funkcjonowanie kasy oraz powierzone mienie.

3.      Przejęcie-przekazanie kasy może nastąpić tylko w drodze protokolarnej, w obecności osoby wyznaczonej przez kierownika jednostki.

4.      Kasjer przyjmując obowiązki składa pisemną deklarację odpowiedzialności o następującej treści: „W związku z powierzeniem mi obowiązków kasjera przyjmuję do wiadomości, że ponoszę odpowiedzialność materialną za powierzone mi pieniądze oraz inne wartości. Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i ponoszę odpowiedzialność za ich naruszenie”.

§ 5. Przepływ gotówki w kasie

1.      W kasie mogą znajdować się tylko środki pieniężne i papiery wartościowe składające się na:

·        niezbędny zapas gotówki (pogotowie kasowe) na bieżące wydatki,

·        gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków,

·        gotówka pochodząca z bieżących wpłat do kasy,

·        gotówka i papiery wartościowe przechowywane w formie depozytu otrzymane od osób prawnych i fizycznych,

·        inne wartości pieniężne za pisemną zgodą kierownika jednostki.

2.      Wysokość pogotowia kasowego ustala kierownik jednostki.

3.      Niezbędny zapas gotówki w miarę wykorzystania powinien być uzupełniony do ustalonej wysokości, co najmniej na koniec każdego tygodnia.

4.      Gotówkę wpłaconą do kasy należy na bieżąco (nie rzadziej niż na koniec każdego tygodnia lub koniec miesiąca jeśli się kończy w trakcie tygodnia) odprowadzać na odpowiedni rachunek bieżący podmiotu którego wpłata dotyczy tj. Urzędu Gminy, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, Gminnego Ośrodka Kultury, oraz na rachunek sum depozytowych z tytułu sum obcych, np. kaucji od osób prawnych i fizycznych.

5.      Stan gotówki w kasie nie może przekraczać 0,2 jednostki obliczeniowej. Po przekroczeniu tego stanu kasjer odprowadza nadwyżkę środków pieniężnych na rachunek bankowy nie później niż na początku dnia następującego po dniu, w którym nastąpiło przekroczenie stanu. W uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki może - po zapewnieniu odpowiednich środków ochrony mienia - zezwolić na przechowywanie większego stanu środków pieniężnych.

6.      Podjęta z rachunku bankowego gotówka na pokrycie określonych rodzajowo wydatków powinna być przeznaczona na cel określony przy jej podjęciu. Gotówki tej nie wlicza się do ustalonej wielkości zapasu - pogotowia kasowego. Niewypłacone kwoty kasjer odprowadza na rachunek bankowy nie rzadziej niż na koniec każdego tygodnia.

7.      Gotówka podjęta w danym dniu z rachunku sum depozytowych podlega zwrotowi osobie prawnej lub fizycznej, do której depozyt należy, i nie może być wykorzystana na pokrycie innych wydatków jednostki. Gotówka ta nie może zostać podjęta z konta bankowego wcześniej niż na koniec tygodnia poprzedzającego zaplanowaną wypłatę.

8.      Kasa nie może przyjmować lub wypłacać gotówki w przypadku, gdy stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz gdy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 euro.

§ 6. Udokumentowanie operacji kasowych

1.      Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane dowodami kasowymi:

·        Pokwitowaniami z kwitariusza przychodowego sporządzone w formie papierowej lub w formie elektronicznej), oraz Kasa wypłaci (KW),

·        dokumentami źródłowymi takimi jak: listy płac, wnioski o wypłatę zaliczek, rozliczenia zaliczek, faktury zakupu, dowody wpłat na rachunki bankowe, pokwitowania wpłat itp.

2.      Listę dokumentów, na podstawie których dokonywane są operacje kasowe, szczegółowe wymagania, jakie powinny one spełniać, listę osób uprawnionych do kontroli i zatwierdzania tych dokumentów określa instrukcja obiegu dokumentów kasowych.

3.      Wpłaty gotówkowe dokonuje się na podstawie dowodów kasowych - pokwitowań z kwitariusza przychodowego lub kwitariusza przychodowego prowadzonego w drodze elektronicznej. Muszą one być podpisane przez kasjera przyjmującego gotówkę oraz zawierać:, datę wpłaty, tytuł dokonanej wpłaty oraz kwotę wpłaty wypisaną cyframi i słownie.

4.      Dowody kasowe wystawiane są przez kasjera w 3 egzemplarzach, z których oryginał przeznaczony jest dla księgowości, jedna kopia jest pokwitowaniem dla wpłacającego/odbierającego wypłatę, a druga kopia pozostaje w bloczku.

5.      Formularze dowodów kasowych połączone w bloczki powinny zostać oznaczone nazwą jednostki oraz ponumerowane przed oddaniem do użytkowania kasjerowi. Ciągłość numeracji musi być zachowana w całym okresie danego roku sprawozdawczego.

6.      Na okładce każdego bloczka dowodów kasowych należy zamieścić:

·        kolejny numer bloczka formularzy,

·        numery kolejne formularzy w danym bloczku (od nr ...  do nr ...),

·        datę wydania do użytkowania oraz datę zwrotu (wydano dnia .............., zwrócono dnia ..........),

·        podpis osoby wydającej druki.

7.      Bloczki formularzy dowodów kasowych wydawane są kasjerowi wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania.

8.      W przypadku popełnienia błędu w dowodach kasowych należy je anulować i wystawić nowy, prawidłowy dowód kasowy. Kopie anulowanego dowodu zachowuje kasjer, a oryginał jest dołączany do bloczku dowodów kasowych. Adnotacja o anulowaniu dowodu wraz z jego numerem jest umieszczana na bloczku dowodów.

§ 7. Obieg dokumentów kasowych

1.      Wypłata gotówki z kasy może być zrealizowana na podstawie źródłowych dowodów kasowych uzasadniających wypłatę, tj.:

oraz - w uzasadnionych przypadkach - dowodów wypłaty KW.

2. Dowody kasowe powinny zostać przed dokonaniem wypłaty gotówki sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez uprawnione osoby. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę.
3. Szczegóły obiegu dokumentów kasowych, na podstawie których dokonywane są wypłaty, oraz wykaz osób uprawnionych do kontroli i zatwierdzania tych dokumentów są zawarte w instrukcji obiegu dokumentów kasowych.
4. Odbiorca gotówki kwituje odbiór swoim podpisem oraz datą otrzymania gotówki. Otrzymaną gotówkę odbiorca powinien przeliczyć w obecności kasjera.
5. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer zobowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki.
6. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy zaznaczyć, że wypłaty dokonano osobie upoważnionej. Upoważnienie należy dołączyć do dowodu kasowego.

§ 8. Raport kasowy

1.      Przychody i rozchody gotówki w kolejnych dniach kasjer wpisuje bieżąco w Raporcie kasowym. Zapisy w Raporcie kasowym powinny być dokonywane w ujęciu chronologicznym w dniu, w którym nastąpiły przychód i rozchód.

2.      Zrealizowane dowody obrotu kasowego powinny być oznaczone przez wpisanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, pod którą przychody i rozchody zostały wpisane.

3.      Okres, który obejmuje raport kasowy może być różny:

a)      może obejmować jeden dzień, jeden tydzień, dekadę, a nawet miesiąc, ale zawsze musi być zrobiony  na koniec każdego miesiąca;

b)      prowadzone są odrębne raporty kasowe dla każdej jednostki :

-         Urzędu Gminy

-         Gminnego Ośrodka Kultury

-         Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej

4.      Wypełnienie Raportu kasowego następuje zgodnie z treścią druku i wpisywane są w nim wpłaty i wypłaty chronologicznie, z zachowaniem liczby porządkowej operacji oraz z podaniem symbolu źródłowego dowodu kasowego i krótkiej treści operacji.

5.      Raport kasowy zamyka się poprzez sumowanie wpłat i wypłat gotówkowych oraz obliczenie stanu końcowego. Podpisany przez kasjera oryginał raportu wraz z dowodami kasowymi kasjer przekazuje za pokwitowaniem do księgowości budżetowej. Kopia raportu pozostaje w kasie.

Niedopuszczalne jest dokonywanie w raportach kasowych przeróbek. Wszelkie błędy mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb i wpisanie treści poprawionej. Każda poprawa wymaga podpisu osoby dokonującej poprawy, wpisania daty i godziny dokonania korekty.

§ 9. Inwentaryzacja kasy

1.       Inwentaryzację środków pieniężnych przeprowadza się na drodze spisu z natury metodą pełną.

2.       Skład zespołu spisowego określa kierownik jednostki.

3.       Inwentaryzacja w kasie powinna być dokonywana co najmniej:

·        na dzień kończący rok obrotowy,

·        przy zmianie kasjera,

a także innych przypadkach przewidzianych prawem.

4.       Na dzień zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie można nie przeprowadzać inwentaryzacji składników majątkowych, jeżeli zmiana następuje na krótki czas (np. choroba, urlop), a osoby ponoszące odpowiedzialność wyraziły pisemną zgodę na dalsze ponoszenie wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone im mienie bez przeprowadzenia inwentaryzacji.

5.       Inwentaryzacja może być przeprowadzona także w dowolnym innym niezapowiedzianym terminie zgodnie z decyzją kierownika jednostki oraz w sytuacjach losowych.

6.       Przed rozpoczęciem spisów z natury zespół spisowy pobiera od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczenia wstępne o stanie zabezpieczenia majątku i ujęciu do ewidencji wszystkich operacji gospodarczych, a także o uzgodnieniu tej ewidencji z księgowością.

7.       Rozchód gotówki z kasy nieudokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi, a także fałszywe banknoty i monety ujawnione w kasie stanowią niedobór kasowy i obciąża kasjera.

8.       Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową.

9.       W gospodarce kasowej w zakresie nieuregulowanym niniejszą instrukcją mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa oraz ustalenia kierownika jednostki.