Zapytanie ofertowe na przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego

Narewka, dnia 04-02-2019

ZP.271.1.2.2019

Zapytanie ofertowe na przeprowadzenie
usługi audytu zewnętrznego

Dotyczy przeprowadzenia usługi audytu zewnętrznego
w Urzędzie Gminy Narewka,
Gminnym Ośrodku Kultury,
Ośrodku Edukacji Ekologicznej w Siemianówce

Zamawiający Gmina Narewka, NIP 603-00-06-370, ul. Białowieska 1, 17-220 Narewka, tel. /85/ 682 98 80, fax. /85/ 682 98 85, e-mail: sekretariat@ug.narewka.wrotapodlasia.pl zaprasza do złożenia oferty na wykonanie zewnętrznego audytu finansowego.

ZAKRES ZADAŃ:

ZADANIE 1
Audyt zewnętrzny w Urzędzie Gminy Narewka za lata 2017-2018, obejmującego w szczególności następujące zagadnienia:

1. ocena prawidłowości, efektywności i gospodarności wydatków, prawidłowość przyjętych rozwiązań dotyczących zasad rachunkowości
2. uregulowania dotyczące prowadzenia gospodarki finansowej gminy; ocena przestrzegania przepisów prawa, w tym regulacji wewnętrznych w zakresie finansów publicznych
3. wiarygodność sprawozdań finansowych i sprawozdań z wykonania budżetu
4. prawidłowość stosowanego systemu księgowości w zakresie:

przyjętych i stosowanych zasad (polityka) rachunkowości,
prawidłowości operacji gospodarczych,
rzetelności prowadzenia ksiąg rachunkowych,
poprawności inwentaryzacji;

5. prawidłowość rozliczania podatku VAT;
6. podatki i opłaty lokalne, naliczanie i rozliczanie podatków i opłat lokalnych, prawidłowość stosowanie ustaw i rozporządzeń w tym zakresie
7. przegląd zobowiązań finansowych (w tym kredytów i pożyczek), zadłużenia, celowość wykorzystania oraz ich prawne i merytoryczne uzasadnienie
8. procedury prowadzenia zamówień publicznych, ocena wybranych ofert i związana z tym prawidłowość zawierania umów cywilno- prawnych

ZADANIE 2
Audyt zewnętrzny Ośrodka Edukacji Ekologicznej w Siemianówce pod względem finansowo-organizacyjnym za lata 2017-2018, w tym m.in. dokonanie:

1. analizy podstawowych wskaźników ekonomiczno-finansowych Ośrodka (struktury aktywów i pasywów, rentowności oraz płynności finansowej) za lata 2017- 2018,
2. oceny poprawności wyceny wybranych składników aktywów i pasywów bilansu,
3. analiz przychodów z działalności i kosztów ich uzyskania,
4. oceny prawidłowości ustalenia wyniku finansowego i jego podziału
5. prawidłowość zawierania umów cywilno-prawnych
9. prawidłowość stosowanego systemu księgowości w zakresie:

przyjętych i stosowanych zasad (polityka) rachunkowości,
prawidłowości operacji gospodarczych,
rzetelności prowadzenia ksiąg rachunkowych,
poprawności inwentaryzacji;

10. ocena prawidłowości, efektywności i gospodarności wydatków, prawidłowość przyjętych rozwiązań dotyczących zasad rachunkowości
11. uregulowania dotyczące prowadzenia gospodarki finansowej gminy; ocena przestrzegania przepisów prawa, w tym regulacji wewnętrznych w zakresie finansów publicznych
12. wiarygodność sprawozdań finansowych i sprawozdań z wykonania budżetu.

ZADANIE 3
Audyt zewnętrzny Gminnego Ośrodka Kultury w Narewce pod względem finansowo-organizacyjnym, w tym m.in. dokonanie:
1. analizy podstawowych wskaźników ekonomiczno-finansowych jednostki za lata 2017 - 2018
2. procedura przeprowadzania zamówień publicznych i ocena wyboru ofert
3. prawidłowość zawierania umów cywilno-prawnych
4. prawidłowość stosowanego systemu księgowości w zakresie:

przyjętych i stosowanych zasad (polityka) rachunkowości,
prawidłowości operacji gospodarczych,
rzetelności prowadzenia ksiąg rachunkowych,
poprawności inwentaryzacji;

5. ocena prawidłowości, efektywności i gospodarności wydatków, prawidłowość przyjętych rozwiązań dotyczących zasad rachunkowości
6. uregulowania dotyczące prowadzenia gospodarki finansowej; ocena przestrzegania przepisów prawa, w tym regulacji wewnętrznych w zakresie finansów publicznych
7. wiarygodność sprawozdań finansowych i sprawozdań z wykonania budżetu

Dotyczy wszystkich zadań:
Zewnętrzny audyt finansowy należy przeprowadzić w oparciu o procedury i standardy przeprowadzania audytu finansowego sprawozdań finansowych, sprawozdań z wykonania budżetu oraz ksiąg rachunkowych z uwzględnieniem:

ustawy z 27.08.2009 r. o finansach publicznych
ustawy z 29.08.1994 r. o rachunkowości
ustawy z 7.05.2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym
ustawy o podatku VAT oraz innych ustaw, rozporządzeń i standardów podatkowych obowiązujących w zakresie rozliczeń podatkowych
ustawa z dnia 12.01.1991r. o podatkach i opłatach lokalnych

Mając na uwadze poprawność i kompleksowość audytu zaleca się aby jednym z członków zespołu audytowego była sobą posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.

MIEJSCE PRZEPROWADZENIA AUDYTU
Audyt należy przeprowadzić w Urzędzie Gminy Narewka ul. Białowieska 1 17-220 Narewka.

DO OFERTY NALEŻY DOŁĄCZYĆ
1. Wykaz wykonanych min. 3 usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia – warunek: wykonanie min 3 audytów – zał. 2.
2. Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zadania wraz z oświadczeniami o bezstronności i niezależności oraz o spełnieniu warunków dot. posiadania kwalifikacji – zał. 3.
3. informację o ubezpieczeniu podmiotu audytorskiego od ryzyka zawodowego – na druku formularza ofertowego,

Wykonawca może dołączyć odpisy dokumentów lub ich kopię, które muszą być one czytelne i poświadczone za godność z oryginałem przez wykonawcę lub uprawnionego przedstawiciela oferenta.

KRYTERIUM WYBORU OFERTY złożonej na niniejsze zapytanie o ocenę:
najniższa cena brutto (100%) oraz udokumentowane doświadczenie w świadczeniu tego rodzaju usług.

MIEJSCE I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY
Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej, na maszynie, komputerze, nieścieralnym atramentem
Ofertę należy złożyć bezpośrednio w Biurze Podawczym Urzędu Gminy Narewka, ul. Białowieska 1, 17-220 Narewka, pok. nr 10 lub korespondencyjnie na adres Urząd Gminy Narewka ul. Białowieska 1 17-220 Narewka, w zamkniętej kopercie z oznaczeniem „Oferta na przeprowadzenie zewnętrznego audytu finansowego” w terminie do dnia 12-02-2019 roku do godziny 9:00.

OTWARCIE OFERT
Otwarcie ofert nastąpi o godzinie 10:00 na Sali ślubów (1 piętro) w Urzędzie Gminy Narewka, ul. Białowieska 1, 17-200 Narewka, o godzinie 9:10 w dniu składania ofert.

DODATKOWE INFORMACJE

1. Z usługodawcą (spółką audytorską), którego oferta zostanie wybrana, będzie zawarta umowa o przeprowadzenie audytu finansowego według wzajemnie uzgodnionej treści.

a. Wykonawca w ciągu 5 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o wyborze oferty ma obowiązek przedstawienia projektu umowy.

2. Oferty, które wpłyną do Urzędu po wyżej określonym terminie nie będą rozpatrywane.
3. Zastrzega się, że niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do udzielenia zamówienia.
4. Zastrzega się możliwość wyboru przez Zamawiającego wyłącznie poszczególnych zadań.
5. Termin wykonania zamówienia: 90 dni od dnia podpinania umowy.
6. Warunki płatności: przelew
7. Zamawiający informuje, że dopuszcza składanie ofert częściowych.
8. Zamawiający informuje, że nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
9. Zamawiający informuje, że nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
10. Termin związania z ofertą – 30 dni.
11. Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w zapytaniu ofertowym, spełni warunku udziału w postępowaniu i przedstawi najkorzystniejsza ofertę w oparciu o kryteria wyboru określone w zapytaniu ofertowym.
12. Zamawiający może udzielić zamówienia wykonawcy na daną część, poszczególne części lub na wszystkie części.
13. Zamawiający dopuszcza unieważnienie postępowania w całości lub poszczególnej/ych części bez podawania przyczyn.
14. Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem i otrzymanie od Państwa oferty nie powoduje powstania żadnych zobowiązań wobec stron.
15. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty.
16. Zamawiający poprawia w ofercie:

a. oczywiste omyłki pisarskie,
b. oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
c. inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty
i. niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

17. Zamawiający informuje, że oferty niekompletne nie będą rozpatrywane.
18. Zamawiający odrzuca ofertę jeżeli jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego.
19. Klauzula o ochronie danych osobowych:

a. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
b. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Narewka, ul. Białowieska 1, 17-220 Narewka. Może Pan/Pani skontaktować się z nami osobiście, poprzez korespondencję tradycyjną lub telefonicznie pod nr (85) 682 98 80;
c. W celu uzyskania informacji dotyczących przetwarzanych przez Gminę Narewka danych osobowych może się Pan/Pani skontaktować z naszym Inspektorem Ochrony Danych poprzez wysłanie wiadomości elektronicznej na adres: iod_ug_narewka@podlaskie.pl
d. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie zapytania ofertowego;
e. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm.), zwanej dalej Ustawą;
f. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 5 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
g. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Ustawy;
h. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
i. posiada Pani/Pan prawo dostępu do danych osobowych, które Pani/Pana dotyczą, prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych, prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
j. w przypadku gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO, ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
k. nie przysługuje Pani/Panu:
i. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
ii. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
iii. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana