ZARZĄDZENIE Nr 79/03

Wójta Gminy Narewka

z dnia 31 grudnia 2003r

w sprawie instrukcji kontroli wewnętrznej i zakładowego planu kont dla budżetu gminy i Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej

     Na podstawie art. 10 ust. 2 i art.35a ust.3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r Nr 76, poz.694, z 2003 r Nr 60, poz.535, Nr 139 poz.1324, Nr 124, poz.1152 ) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r, w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153, poz. 1752), w związku z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 50, poz. 511, z 2000 r Nr 122 poz.1332) postanawiam co następuje:

§ 1. Przyjąć instrukcję kontroli wewnetrznej i obiegu dowodów finansowo- ksiegowych w Urzędzie Gminy - załącznik Nr 1

§ 2. Przyjąć zakładowy plan kont dla budżetu gminy i Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej - załącznik Nr 2

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 79/03

Wójta Gminy Narewka

z dnia 31 grudnia 2003 r

 

Instrukcja kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo -księgowych w Urzędzie Gminy Narewka

I. Uwagi wstępne

Przestrzeganie i ścisłe stosowanie postanowień instrukcji zapewnia prawidłowe funkcjonowanie gospodarki finansowej oraz ochronę mienia.

Postanowienia zawarte w instrukcji dotyczą kierowników poszczególnych referatów Urzędu Gminy oraz wszystkich pracowników wykonujących zadania określone w zakresach czynności.

Nieprzestrzeganie postanowień instrukcji stanowi naruszenie obowiązków służbowych pracownika samorządowego.

Pracownicy odpowiedzialni za skuteczne sprawowanie kontroli wewnętrznej, w wyniku której zaniechają dochodzenia roszczeń od osób winnych ponoszą również odpowiedzialność w drodze regresu, w przypadku dopuszczenia do przedawnienia wszelkich należności i roszczeń.

Sekretarz Gminy zobowiązany jest do zapoznania wszystkich pracowników z postanowieniami niniejszej instrukcji.

II. Organizacja i funkcjonowanie kontroli wewnętrznej

1. Kontrola wewnętrzna ma na celu:

- badanie zgodności każdego postępowania z obowiązującymi aktami prawnymi,

- badanie efektywności działania i realizacji zadań,

- badanie realizacji operacji gospodarczych, inwestycyjnych i innych rodzajów działalności przez porównanie ich z planem, normami oraz wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w realizacji tych zadań,

- badania celowości zaciąganych zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,

- ujawnienie niegospodarności działania, marnotrawstwa mienia społecznego oraz ustalenie osób odpowiedzialnych za ich powstanie,

- wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację tych nieprawidłowości,

- właściwie zabezpieczenie środków pieniężnych i rzeczowych składników majątkowych przed kradzieżą, zniszczeniem i uszkodzeniem.

Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie kontroli wewnętrznej odpowiedzialny jest Kierownik jednostki - Wójt Gminy. Sprawuje on osobiście ogólny nadzór nad skutecznością działania tego sytemu, jak również nad prawidłowością wykorzystania sygnałów kontroli wewnętrznej i zewnętrznej. Odpowiada za należyte wykorzystanie wyników kontroli. Zadania i odpowiedzialność Kierownika jednostki - Wójta Gminy określają również przepisy szczegółowe.

Do wykonywania zadań w zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy Narewka zobowiązani są również:

- Zastępca Wójta,

- Sekretarz Gminy,

- Skarbnik Gminy,

- Kierownicy Referatów,

- Pracownicy merytorycznie odpowiedzialni za powierzone im do realizacji zadania.

Zakres kontroli wewnętrznej wykonywanej przez pracowników określony jest w ich zakresach czynności.

Kontrola wewnętrzna sprawowana jest w postaci:

- kontroli wstępnej, która ma na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom i obejmuje w szczególności badanie projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstawanie zobowiązań,

- kontroli bieżącej, polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo oraz poprzez badanie rzeczywistego stanu rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, a także prawidłowość ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem i innymi szkodami,

- kontroli następnej, obejmującej badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.

Na dowód dokonania kontroli dokumentu kontrolujący opatruje go podpisem i datą.

W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli, osoba odpowiedzialna za kontrolę danego odcinka pracy niezwłocznie winna zawiadomić bezpośredniego przełożonego oraz przedsięwziąć niezbędne kroki zmierzające do usunięcia tej nieprawidłowości.

W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli wstępnej, kontrolujący zobowiązany jest:

- zwrócić bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom lub właściwemu rzeczowo pracownikowi z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień,

- odmówić podpisu dokumentów nierzetelnych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami, zawiadamiając jednocześnie o tym fakcie Wójta Gminy, który podejmuje decyzje co do dalszego postępowania w tej sprawie.

W razie ujawnienia w toku kontroli czynu mającego cechy przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym Wójta Gminy i zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa.

W każdym przypadku ujawnienia czynu, o którym mowa wyżej, Wójt Gminy niezwłocznie zawiadamia o tym organy powołane do ścigania przestępstw oraz jest zobowiązany:

- ustalić, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu,

- zbadać, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli przez osoby zobowiązane do wykonywania tych obowiązków,

- na podstawie wyników przeprowadzonego badania wobec odpowiedzialnych pracowników wyciągnąć konsekwencje służbowe i w razie potrzeby podjąć działania organizacyjne zmierzające do zapobieżenia w przyszłości powstania podobnych zaniedbań i nieprawidłowości.

III. Obieg i kontrola dowodów księgowych

1. Obieg dokumentów finansowo-księgowych obejmuje drogę dokumentów od chwili ich sporządzenia w jednostce względnie wpływu do jednostki, aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania. Be względu na rodzaj dokumentów ich obieg powinien odbywać się jak najkrótszą i najprostszą drogą, według zasad:

- przekazywać dokumenty z sekretariatu za pokwitowaniem tylko do tych komórek, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia,

- przestrzegać równomiernego obiegu wszystkich dokumentów w celu zapobiegania okresowym spiętrzeniom się prac powodujących możliwość zwiększenia pomyłek,

- dążyć do skrócenia do minimum czasu przetrzymywania dokumentów przez odpowiednie komórki.

2. Każda operacja gospodarcza winna być udokumentowana właściwymi dokumentami. Za dokument uważa się dowód świadczący o zaistniałych lub zamierzonych czynnościach (przedsięwzięciach) albo stwierdzający pewien stan rzeczy.

Dokumentem księgowym nazywa się tę część odpowiednio opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawowym uzasadnieniem dokonania zapisów księgowych i mają za zadanie:

- stworzenie podstaw do zarządzania i kontroli działalności gospodarczej, przede wszystkim z punktu widzenia legalności i celowości dokonywanych operacji gospodarczych,

- stworzenie podstaw do dochodzenia praw i do udowodnienia dopełnienia obowiązków.

Dowody księgowe "źródłowe" dzielą się na:

- zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,

- zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

- wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Za dowody księgowe uważa się również:

- zbiorcze zestawienie dowodów księgowych - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione (np. zestawienie zużycia materiałów). Zestawienie to powinno określać datę lub okres którego dotyczą objęte nim dowody, kwoty do zaksięgowania oraz podpisy osób sporządzających,

- polecenie księgowania sporządzane przez komórkę finansową dla udokumentowania niektórych operacji i zdarzeń gospodarczych. Polecenie księgowania sporządza się m. in. w celu dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej (np. naliczenie wynagrodzeń, wystornowanie błędnego zapisu, dokonanie zapisu uzupełniającego, przeniesienie kosztów, dokonanie przeksięgowań w zamknięciu rocznym, otwarcie ksiąg rachunkowych) oraz w innych wypadkach wynikających ze stosowanej techniki księgowania,

- nota księgowa, którą wystawia się w celu skorygowania wystawionych uprzednio dowodów oraz w przypadkach przewidzianych w przepisach szczególnych,

- listy płac,

- rozliczenie kosztów podróży służbowych.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych Wójt Gminy może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług.

Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się na podstawie sprawdzonych, rzetelnych dowodów księgowych zgodnych z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletnych i wolnych od błędów rachunkowych.

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe określoną także w jednostkach naturalnych,

- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

- stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości, na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej, a wynik przeliczenia zamieszczany jest bezpośrednio na dowodzie. Przeliczenia dokonuje wyznaczona osoba w Referacie Finansowym.

Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem, bądź żądanie dowodu korygującego. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Wykaz upoważnionych do dokonywania poprawek na dowodach wewnętrznych przedstawia tabela nr 1.Nie można poprawiać pojedynczych cyfr.

Tabela nr 1.

Wykaz osób upoważnionych do dokonywania poprawek na dowodach wewnętrznych.

Lp.	Rodzaj dokumentacji	Upoważnienie do dokonywania poprawek
1.	Dokumentacja rozliczenia inwestycji, zużycia paliwa i materiałów	- pracownik dokonujący rozliczenia, - kontrolujący pod względem merytorycznym, - kontrolujący pod względem formalno-rachunkowym.
2.	Dokumentacja rozliczenia usług wewnętrznych na potrzeby własne	- pracownik dokonujący rozliczenia, - kontrolujący pod względem merytorycznym, - kontrolujący pod względem formalno-rachunkowym.
3.	Dokumentacja pracy i płacy, podróży służbowych, ryczałtów na używanie własnych środków lokomocji do celów służbowych, naliczenia ekwiwalentów, rozliczenia z zaliczki, świadczeń z ZFŚS	- pracownik dokonujący rozliczenia, - kontrolujący pod względem merytorycznym, - kontrolujący pod względem formalno-rachunkowym.
4.	Zbiorcze dowody księgowe	- sporządzający dokumentację, - sprawdzający dokumentację.
5.	Zastępcze dowody księgowe	- pracownik dokonujący rozliczenia, - kontrolujący pod względem merytorycznym, - kontrolujący pod względem formalno-rachunkowym.
6.	Korygujące dowody księgowe	- pracownik dokonujący rozliczenia, - kontrolujący pod względem merytorycznym, - kontrolujący pod względem formalno-rachunkowym.

Warunkiem zakwalifikowania dowodu do ujęcia w ewidencji księgowej jest jego sprawdzenie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego, czy jest zgodna z obowiązującymi przepisami, w tym z ustawą o zamówieniach publicznych. Kontrola merytoryczna polega w szczególności na sprawdzeniu:

- czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,

- czy operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione,

- czy dokonana operacja była celowa, tj. czy była ujęta w planie finansowym jednostki, albo wykonanie jej było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania jednostki, ochrony mienia itp.,

- czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, np. czy dane dotyczące wykonania rzeczowego zostały wykonane, czy zostały wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami,

- czy operacja gospodarcza została dokonana w trybie ustawy o zamówieniach publicznych,

- czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie.

Sprawdzenie listy płatniczej pod względem merytorycznym oznacza zbadanie zgodności danych wykazanych na liście z faktycznym stanem osobowym i danymi zawartymi w umowach o pracę lub z innymi dokumentami, na podstawie których listę sporządzono.

Kontroli merytorycznej dokonuje pracownik odpowiedzialny merytorycznie za określone zadania, upoważniony przez Kierownika Referatu lub osobiście Kierownik Referatu.

Kontrolujący w dowód dokonania kontroli merytorycznej zamieszcza na odwrocie dokumentu klauzulę stwierdzającą dokonanie kontroli wraz ze wskazaniem, jakiego rodzaju działalności gospodarczej dotyczy operacja, opatrując ją własnym podpisem. Wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej w Urzędzie Gminy stanowi załącznik Nr 1 do instrukcji.

Zatwierdzony dokument pod względem merytorycznym przekazywany jest do Referatu

Finansowego celem sprawdzenia go pod względem formalnym i rachunkowym.

Kontrola formalno-rachunkowa polega na sprawdzeniu czy dokument został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy i zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, tj. ustawą o rachunkowości i przepisami o VAT, czy operacja gospodarcza została poddana kontroli merytorycznej, czy dowód jest wolny od błędów rachunkowych.

Kontrola formalno - rachunkowa dowodów dokonywana jest przez upoważnionych pracowników Referatu Finansowego. Kontrolujący w dowód wykonania kontroli formalno-rachunkowej zamieszcza na odwrocie dokumentu klauzulę stwierdzającą dokonanie kontroli, datę jej przeprowadzenia i opatruje klauzulę własnym podpisem. Wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli pod względem formalno - rachunkowym w Urzędzie Gminy stanowi załącznik Nr 2 do instrukcji.

Sprawdzone dokumenty pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym przekazywane są pracownikowi Referatu Finansowego, któremu powierzono dekretowanie dokumentów.

Dekretacją dokumentów określa się ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania. Dekretacja obejmuje następujące etapy:

- segregacja dokumentów,

- sprawdzenie prawidłowości dokumentów,

- właściwa dekretacja (oznaczenie sposobu księgowania w odpowiednich urządzeniach księgowych zgodnie z zasadami ustalonymi w zakładowym planie kont).

Pracownik odpowiedzialny za dekretowanie dokumentów zamiesza na dokumentach klauzulę:

Zatwierdzono do wypłaty ze środków.............................................................

Dział............ Rozdział.......................§.......................... zł...............................

§.......................... zł...............................

§.......................... zł...............................

Razem zł................................................

Potrącenia zł..........................................

Do wypłaty zł........................................

Z konta.....................................................................

Wn........................... Ma...........................

.................................................................................

Data i podpis osoby dekretującej

........................................................................................

Podpis osób zatwierdzających do wypłaty

Sprawdzony dokument wg w/w zasad podlega zatwierdzeniu do wypłaty przez Skarbnika Gminy bądź osobę przez niego upoważnioną i Wójta Gminy lub osoby upoważnione. Osoby zatwierdzające dokument do realizacji składają swoje podpisy na wyznaczonych miejscach pieczęci. Wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów księgowych do wypłaty w Urzędzie Gminy stanowi załącznik Nr 3 do instrukcji.

Jeżeli za podstawę wypłaty służy większa liczba dowodów źródłowych, to mogą być sporządzone zestawienia zbiorcze tych dowodów. Zestawienie takie powinno zawierać co najmniej numery poszczególnych dowodów źródłowych i daty ich wystawienia oraz wynikające z nich kwoty do wypłaty, przy czym:

- dowody źródłowe stanowiące załączniki do zestawienia zbiorczego muszą być sprawdzone pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym i na dowód tego sprawdzenia podpisane przez uprawnionych pracowników,

- zbiorcze zestawienia dowodów źródłowych z klauzulą zatwierdzenia do wypłaty podpisują Skarbnik Gminy i Wójt lub osoby przez nich upoważnione.

Złożenie podpisu przez Skarbnika Gminy oznacza, że dokonał kontroli wstępnej przedłożonego do podpisu dokumentu. W przypadku gdy Skarbnik otrzyma do podpisu dokument, który posiada nieprawidłowości merytoryczne lub formalno - rachunkowe, bądź też zobowiązanie wynikające z dokumentu nie ma pokrycia w budżecie gminy, zwraca go właściwemu rzeczowo pracownikowi w celu usunięcia nieprawidłowości, a w razie ich nie usunięcia odmawia podpisania dokumentu powiadamiając o tym fakcie na piśmie Wójta Gminy.

W celu realizacji kontroli wstępnej dokumentów Skarbnik ma prawo:

- żądać od kierowników referatów udzielania ustnych lub pisemnych informacji i wyjaśnień, a także udostępniania do wglądu dokumentów związanych z tymi wyjaśnieniami,

- występować z wnioskiem do Wójta Gminy o określenie trybu, według którego winny być dokonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.

Po dokonaniu wypłaty gotówką lub opłaceniu przelewem albo czekiem zamieszcza się na dokumentach klauzulę: wypłacono gotówką - czekiem - przelewem dnia........ podpis. Klauzulę podpisuje kasjer lub pracownik dokonujący rozliczenia należności.

Dokument sprawdzony w sposób opisany wyżej podlega przekazaniu do zaksięgowania we właściwych urządzeniach księgowych. Pracownik przed jego zaksięgowaniem dokonuje sprawdzenia, czy dokument zawiera w/w elementy kontroli, a w przypadku braku właściwego zatwierdzenia lub podpisu zwraca dokument do uzupełnienia.

Dokument zawierający braki nie podlega księgowaniu.

IV. Prowadzenie ksiąg rachunkowych

1. Urząd Gminy prowadzi rachunkowość przy użyciu komputera stosując program księgowy

"BUDŻET" opracowany przez firmę Usługi Informatyczne INFO-SYSTEM Tadeusz i Roman Groszek z Legionowa, ul. Długa 13, który został wdrożony i jest aktualizowany przez Centrum Informatyki "ZETO" S. A. w Białymstoku. Program umożliwia wprowadzenie zapisu księgowego tylko i wyłącznie zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Program przewiduje jednoczesne księgowanie syntetyki i analityki, spełniając wymogi określone ustawą o rachunkowości w zakresie dokonywania zapisów i wydruków odpowiednich ksiąg rachunkowych. Dokonuje się następujących wydruków: dziennik główna (obrotów), zestawienia kont syntetycznych, zestawienia kont analitycznych dochodów i wydatków, zestawienia budżetowe oraz zestawienia bilansowe.

Zapisy w dzienniku powinne być dokonywane w sposób umożliwiający ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Z dziennika obrotów możemy odczytać kompletną dekretację księgowej kwoty. Dziennik zawiera następujące dane:

- numer kolejny zapisu (księgowania),

- numer konta syntetycznego (z rozszerzeniem) Wn,

- numer konta syntetycznego (z rozszerzeniem) Ma,

- klasyfikację budżetową (dział, rozdział, paragraf),

- datę księgowania i datę dokumentu,

- rodzaj dokumentu,

- numer dokumentu,

- kwotę,

- treść dokumentu.

Rodzaj dokumentu jest czterocyfrowy:

- pierwszy znak oznacza:

W - wyciąg bankowy,

R - raport kasowy,

P - polecenie księgowania,

F - faktura lub rachunek,

- drugi znak oznacza:

D - dochód,

P - przypis

O - odpis,

Z - zwrot,

N - należność nieprzypisana,

W - wydatek (kwota zaksięgowana na wydatek)

K - koszt (kwota zaksięgowana na koszt),

R - wydatek i koszt,

- trzeci znak oznacza:

T - dochód lub wydatek pozabudżetowy,

N - dochód lub wydatek budżetowy,

- czwarty znak oznacza:

Z - zadania zlecone,

W - zadania własne,

P - zadania powierzone.

Program zapewnia niedostępność zbioru dla dokonywania jakichkolwiek zmian. Błędny komputerowy zapis księgowy może być poprawiony tylko poprzez wprowadzenie dokumentu korygującego, zawierającego zapisy tylko dodatnie lub tylko ujemne. Program zapewnia automatyczną kontrolę ciągłości zapisów. Wydruk dziennika składa się z automatycznie numerowanych stron z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz jest sumowany na kolejnych stronach w sposób ciągły w miesiącach i w roku obrotowym i oznaczony jest nazwą programu przetwarzania. Wydruk dziennika należy sporządzać nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca. Można wyselekcjonować księgowania związane z organem, jednostką bądź razem.

Dziennik główna zawiera zapisy zdarzeń w kolejności chronologicznej, na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont. Trzycyfrowe konta syntetyczne zawierać mogą dodatkowe trzycyfrowe rozszerzenie stanowiące analitykę księgowanych kwot. Jeżeli nie korzysta się rozszerzenia stosuje się zera. Na konta wprowadza się pod datą otwarcia ksiąg rachunkowych salda początkowe aktywów i pasywów.

Na koniec każdego miesiąca sporządza się zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych zawierające symbole kont, salda kont na dzień otwarcia ksiąg, obroty za miesiąc i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec miesiąca, a także sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec miesiąca. Narastające od początku roku obroty tego zestawienia powinny być zgodnie z narastającymi od początku roku obrotami dziennika. W zestawieniach syntetycznych stany kont analitycznych wykazywane są oddzielnie, a dopiero w zestawieniach bilansowych odbywa się kumulacja stanów kont na koncie podstawowym.

Konta ksiąg pomocniczych (analityki) służą uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów kont syntetycznych. Prowadzi się je w szczególności dla:

- środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych),

- rozrachunków z kontrahentami,

- rozrachunków z pracownikami (imienne karty wynagrodzeń pracowników według składników istotnych dla obliczenia płac, świadczeń z tytułu ubezpieczenia społecznego oraz podatków),

- zaciągniętych kredytów i pożyczek,

- operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych),

- operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników majątkowych i do celów podatkowych),

- kosztów i innych istotnych dla jednostki składników majątku.

Księgi pomocnicze prowadzi się przy użyciu komputera lub ręcznie.

Dowody księgowe stanowiące podstawę księgowania gromadzone są w segregatorach (teczkach) w kolejności zapisów w księdze dziennik główna. Dowody księgowe powinny być oznaczone w prawym górnym rogu kolejnym numerem dokumentu (Wb, Rk, PK) oraz kolejnym numerem porządkowym w zbiorze w roku budżetowym.

Poza programem Budżet w Urzędzie Gminy przy użyciu komputera prowadzone są sprawy w zakresie:

- wymiaru podatków i księgowości podatkowej - program PODATKI,

- ewidencji i rozliczenia opłat za wodę i ścieki - program WODA,

- naliczania i rozliczania wynagrodzeń - program PŁACE,

- ewidencja planu dochodów i wydatków - program PLAN.

Księgi rachunkowe, niezależnie od tego czy są prowadzone przy użyciu komputera czy też nie, powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco, przy czym:

- rzetelność ksiąg rachunkowych oznacza wierne przedstawienie stanu rzeczywistego,

- bezbłędność ksiąg rachunkowych oznacza, że dane wprowadzone do ksiąg są kompletne, poprawne, zapewniona jest ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych,

- sprawdzalność ksiąg rachunkowych zagwarantowana jest, gdy można stwierdzić poprawność dokonywanych w nich zapisów i sald,

- bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych oznacza możliwość sporządzenia w terminach obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych; sporządzanie nie rzadziej niż na koniec miesiąca zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej, a za rok obrotowy nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym; ujęcie wpłat i wypłat gotówką w tym dniu, w którym zostały dokonane.

Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia (każda luźna karta kontowa, rejestr lub wydruk komputerowy), powinny być trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki - Urzędu, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz określeniem roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia oraz powinny być przechowywane w ustalonej kolejności. Wydruki komputerowe powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym oraz powinny być oznaczone nazwą programu przetwarzania.

Dla ochrony danych ksiąg rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera w Urzędzie Gminy są stosowane następujące działania:

- składowanie baz danych do katalogu dyskowego odbywa się codziennie,

- archiwizowane są dane, które uległy modyfikacjom w dniu poprzednim,

- dane z programu PODATKI i BUDZET są dodatkowo co tydzień kopiowane na dyskietki.

V. Dokumentowanie operacji gospodarczych i dokumenty gospodarki finansowej

Dokumenty zakupu:

1. Dokumentami zakupu usług, robót i materiałów oraz rozliczeń z dostawcami są m. in.:

- dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

- faktury VAT dostawcy lub wykonawcy,

- faktury korygujące VAT,

- rachunki,

- sprostowanie faktur i rachunków.

Dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego obejmuje:

- protokół postępowania - przy zamówieniach o większej wartości,

- dokumentację podstawowych czynności - w pozostałych przypadkach, która stanowi uzasadnienie zawarcia umowy z wybranym w wyniku postępowania dostawcą lub wykonawcą.

Postanowienia umowy muszą być zgodne ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, wynikać z wybranej oferty i podlegają zmianie tylko w zakresie przewidzianym umową i na zasadach przewidzianych w ustawie o zamówieniach publicznych.

Procedury wynikające z ustawy o zamówieniach publicznych prowadzone są i nadzorowane przez pracowników prowadzących sprawy budowlane i gospodarki komunalnej Zgodnie z przepisami ustawy przedmiotowe stanowisko pracy przygotowuje, gromadzi i przechowuje pełną dokumentację przetargową przez co najmniej 5 lat.

Każda umowa, rachunek, faktura przekładana do realizacji do Referatu Finansowego musi zawierać klauzulę o zastosowanym trybie wyboru dostawcy lub wykonawcy. Odpowiedzialność za prawidłowość wyboru oferty ponoszą pracownicy prowadzący sprawy.

Umowy na dostawy i usługi przygotowują referaty i pracownicy, którym zadania przypisano do realizacji. Projekty umów przed ich podpisaniem przez dwóch członków Zarządu sprawdza radca prawny i na dowód tych czynności je podpisuje.

Umowy i zamówienia sporządza się co najmniej w czterech egzemplarzach:

- 1 egzemplarz po podpisaniu przekazywany jest do Referatu Finansowego,

- 1 egzemplarz otrzymuje referat lub pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację zadania,

- 1 egzemplarz otrzymuje strona umowy, zamówienia,

- 1 egzemplarz zostaje wpięty do rejestru umów przetargowych.

Na umowach wymagana jest kontrasygnata Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej.

Oryginał faktury VAT dostawcy lub wykonawcy - służy do udokumentowania zakupu i rozliczeń z dostawcą lub wykonawcą.Faktury VAT wystawiają dostawcy lub wykonawcy będący płatnikami podatku VAT. Faktury VAT podlegają uregulowaniu (rozliczeniu) w systemie bezgotówkowym lub gotówkowym (do wysokości kwoty określonej w planie finansowym) na podstawie umowy (zamówienia) między stronami danej transakcji. Faktura VAT dostawcy stanowiąca dowód zakupu powinna zawierać co najmniej:

- nazwę i adres jednostki wystawiającej (sprzedawcy),

- nazwę i adres odbiorcy,

- numery identyfikacji podatkowej albo numery tymczasowe sprzedawcy i odbiorcy,

- datę wystawienia i numer faktury oraz datę dokonania sprzedaży (dzień, miesiąc i rok lub miesiąc i rok w przypadku sprzedaży towarów o charakterze ciągłym),

- nazwę towarów (materiałów) lub usługi będących przedmiotem transakcji,

- ilość, cenę i wartość (wartość netto bez podatku VAT),

- stawki podatku,

- sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonywanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnionych od podatku,

- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych,

- wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych od podatku,

- kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem wyrażoną cyframi i słownie,

- czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawiania i otrzymywania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób (zamieszczenie danych dotyczących nabywcy nie jest wymagane jeżeli nabywca złoży sprzedawcy pisemne oświadczenie, w którym upoważni go do wystawienia faktur bez podpisu osoby uprawnionej do otrzymania faktury).

Faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego wlewanych do baku samochodu, powinny zawierać w załączeniu asygnatę rozchodową z numerem rejestracyjnym tego samochodu. Faktura może również zawierać termin zapłaty, nazwę banku i numer rachunku bankowego wystawcy.

Osoba uprawniona i odpowiedzialna za przyjęcie dostaw towarów, materiałów lub usług ma obowiązek wstępnego sprawdzenia prawidłowości sporządzenia faktury, a w szczególności zgodności ilości i jakości dostawy z zamówieniem, ceny, symboli SWW zgodnie z Polską Klasyfikacją Wyrobów i Usług, stawek podatkowych oraz zobowiązana jest do umieszczenia na fakturze swojego podpisu wpisując swoje imię i nazwisko.

Faktury VAT należy złożyć w sekretariacie Urzędu Gminy celem zarejestrowania w dzienniku korespondencyjnym. Następnie faktura podlega przekazaniu do odpowiedniego referatu w celu przeprowadzenia kontroli merytorycznej. Dokument zatwierdzony pod względem merytorycznym przekazuje się do Referatu Finansowego celem sprawdzenia go pod względem formalno - rachunkowym.

Tak sprawdzona faktura VAT podlega zatwierdzeniu do wypłaty przez Skarbnika Gminy lub osobę upoważnioną, a następnie przez Wójta Gminy. Faktura zatwierdzona do wypłat wraca do Referatu Finansowego celem dokonania przelewu należności na konto kontrahenta lub przekazania kasy celem wypłacenia oraz podlega zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych.

Przy zakupie środków trwałych do oryginału faktury stosownym jest dołączyć dowód OT - przyjęcie środka trwałego. Przy zakupach pozostałych środków trwałych upoważniony pracownik potwierdza podpisem przyjęcie do ewidencji pomocniczej.

Faktura korygująca VAT dostawcy lub wykonawcy - służy do korekty błędów w fakturze VAT. Fakturę korygującą VAT wystawia sprzedawca. Merytorycznej kontroli dokonuje referat odpowiedzialny za realizację zadania sprawdzając czy zawiera ona w szczególności:

- numer i datę jej wystawienia,

- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca,

- prawidłowe dane po korekcie pozycji z Faktury VAT podlegającej korekcie,

- czytelny podpis osoby uprawnionej do wystawienia faktury korygującej lub podpis oraz imię i nazwisko tej osoby.

Faktura korygująca zatwierdzona pod względem merytorycznym jest przekazywana do Referatu Finansowego w celu jej sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym. Sprawdzona faktura korygująca podlega dekretacji, zatwierdzeniu do wypłaty przez Skarbnika Gminy lub osobę upoważnioną i przez Wójta Gminy, a następnie podlega przekazaniu do Referatu Finansowego gdzie stanowi podstawę zapisu w księgach rachunkowych.

Rachunek - służy do udokumentowania zakupu towarów lub usług od sprzedawcy nie będącego podatnikiem VAT. Kontrola i obieg dokumentu od momentu wpływu do Urzędu Gminy podobnie jak w przypadku faktury VAT.

Sprostowanie faktur i rachunków.

Dokumentami na podstawie których ewidencjonuje się sprostowanie pierwotnej sumy faktur lub rachunków są odpowiednie noty, czyli:

- kopie not własnych,

- uznane oryginały not dostawców.

Noty mogą być wystawione m. in. w przypadku:

- stwierdzenia błędu mniejszej wagi w fakturze VAT lub w rachunku dostawcy,

- nie wywiązania się przez dostawcę z określonych w umowie terminów dostaw,

- uznanych przez dostawcę reklamacji,

- stwierdzenie różnic cenowych.

Noty wystawia pracownik Referatu Finansowego (w uzgodnieniu z odpowiedzialnym pracownikiem merytorycznym) w dwóch egzemplarzach, z których kopia zostaje dołączona do rachunku, a oryginał wysłany do kontrahenta. Noty podpisuje osoba sporządzająca oraz Skarbnik Gminy i Wójt Gminy.

Oryginały not otrzymanych od kontrahentów Referat Finansowy przekazuje do sprawdzenia odpowiednim referatom merytorycznym. Noty uznane zostają przekazane do Referatu Finansowego do zaksięgowania. Noty nie uznane referat sprawdzający zwraca do kontrahenta wraz z odpowiednim wyjaśnieniem pisemnym, którego kopię przekazuje do księgowości.

W przypadku faktur VAT przy wystawianiu not korygujących obowiązują zasady określone w § 43 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym.

Dokumentami zakupu są również:

- dowody opłat za parkowanie samochodów służbowych na płatnych parkingach w czasie odbywania podróży służbowej,

- dokumenty dotyczące usług bankowych i ubezpieczeniowych,

- dokumenty opłat pocztowych oraz dokonywanych na podstawie książeczek opłat.

Dowodami uregulowania zobowiązań są np.:

- wyciągi bankowe podające sumy zrealizowanych czeków,

- załączone do wyciągów kopie przelewów bankowych,

- dowody kasowe,

- rozliczenia pracowników z sum pobranych za zakupy z dołączonymi dowodami dokonanych wydatków.

Dowody bankowe

Dowodami bankowymi są:

- bankowy dowód wpłaty - służy do udokumentowania wpłaty gotówki z kasy Urzędu na rachunek własny lub obcy do banku. Dowód wpłaty wypełnia kasjer w odpowiedniej ilości egzemplarzy wymaganej przez bank. Potwierdzona przez bank stemplem bankowym kopia dowodu wpłaty ujmowana jest w raporcie kasowym jako rozchód gotówki.

- czeki - służą do udokumentowania podjęcia gotówki z banku. Czeki gotówkowe wystawiane są przez kasjera w jednym egzemplarzu i wypełniane są zgodnie z instrukcją bankową. Czeki są podpisywane przez osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku. Podjęta czekiem kwota po otrzymaniu wyciągu bankowego podlega porównaniu z kwotą ujętą w raporcie kasowym.Czek gotówkowy jest drukiem ścisłego zarachowania. Na czeku nie są dozwolone poprawki, skreślenia, wymazania. W przypadku pomyłki czek podlega anulowaniu i pozostaje w zbiorze.

- polecenie przelewu - stanowi udzieloną bankowi dyspozycję Urzędu obciążenia jego rachunku określoną kwotą i uznania tą kwotą rachunku wierzyciela. Podstawą wystawienia polecenia przelewu powinien być oryginał dokumentu podlegającego zapłacie tj. sprawdzone i zatwierdzone do wypłaty faktury VAT lub rachunki dostawców, umowy (np. kredytowe) lub inne dowody księgowe.Polecenie przelewu wystawia pracownik Referatu Finansowego w odpowiedniej ilości egzemplarzy (wymaganej przez bank) i po podpisaniu przez upoważnione osoby jest składane w banku. Po zrealizowaniu przelewu jeden egzemplarz przekazywany jest do Urzędu wraz z wyciągiem bankowym jako potwierdzenie dokonanej zapłaty.

- wyciągi bankowe rachunków - otrzymane z banku są sprawdzane przez wyznaczonego pracownika Referatu Finansowego z załączonymi do nich dokumentami. Kontrola wyciągów bankowych winna być przeprowadzona codziennie i polega na sprawdzeniu ciągłości salda rachunku bankowego i kompletności załączników do wyciągu, porównaniu kwot załączników z wyciągiem, sprawdzeniu prawidłowości załączników oraz ustaleniu ewentualnych błędów w wyciągu. W przypadku stwierdzenia niezgodności pracownik odpowiedzialny za sprawdzenie wyciągów ma obowiązek wyjaśnić rozbieżności z bankiem.

Zabrania się podpisywania czeków i poleceń przelewu in blanco. Osoby wystawiające i podpisujące czeki i polecenia przelewu są odpowiedzialne za zgodność ich treści z dokumentami stanowiącymi podstawę ich wystawienia.

Dowody kasowe

Dowodami kasowymi są:

dowód wpłaty (symbol KP - kasa przyjmie),

kwitariusze przychodowe K - 103

czek gotówkowy,

bankowy dowód wpłaty,

dowód wypłaty (symbol KW - kasa wypłaci),

wniosek o zaliczkę i rozliczenie zaliczki,

rozliczenie wyjazdu służbowego,

faktury VAT i rachunki dostawców,

listy wypłat,

raport kasowy.

Ad. a)

Dowód wpłaty "KP" stosowany jest przy podjęciach gotówki czekiem z banku. Dowód wpłaty w dwóch egzemplarzach wypełnia kasjer na bieżąco do każdego czeku, dokumentując wpływ gotówki do kasy. Oryginał dowodu "KP" kasjer dołącza do raportu kasowego, kopia pozostaje w bloczku do rozliczenia. Dowód wpłaty "KP" jest drukiem ścisłego zarachowania od momentu wydania kasjerowi. Bloki przychodowych dowodów kasowych wydawane są przez wyznaczonego pracownika (odpowiedzialnego za gospodarowanie drukami) za pokwitowaniem w specjalnie do tego prowadzonej ewidencji, która powinna umożliwić kontrolę przychodu oraz stanu bloczków formularzy. Przed przekazaniem do użytkowania druki "KP" muszą być ponumerowane z zachowaniem ciągłości numeracji w ciągu roku obrotowego. Liczba formularzy w każdym bloczku powinna być poświadczona przez Skarbnika lub osobę przez niego upoważnioną. Na okładce każdego bloczku należy odnotować:

numer kolejny bloku formularzy,

numer kart bloku formularzy (od Nr..... do Nr.....),

okres, w którym korzystano z bloku formularzy (od dnia... do dnia...).

Anulowane formularze dowodów "KP" nie mogą być niszczone, lecz muszą być przechowywane w bloku formularzy.

Kasjer wystawiając dowód "KP" określa w nim datę, nr czeku oraz kwotę pobraną czekiem cyfrą i słownie, podpisuje dowód w pozycji "wystawił" oraz potwierdza swoim podpisem przyjęcie gotówki do kasy. Następnie dowód podlega zatwierdzeniu przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną. Dowód "KP" jest ujmowany w raporcie kasowym.

§ 1.

Ad. b)

Kwitariusze przychodowe K-103 stosowane są przy wpłatach gotówkowych podatków, opłat i innych wpływów na rzecz Urzędu. Kwit przychodowy wypełnia kasjer w trzech egzemplarzach na bieżąco podczas przyjmowania wpłaty gotówki do kasy, z przeznaczeniem:

oryginał dla wpłacającego,

pierwsza kopia dla księgowości,

druga kopia pozostaje w kwitariuszu do rozliczenia.

Bloczki kwitariuszy przychodowych wydawane są przez upoważnionego pracownika wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umożliwić kontrolę przychodu- rozchodu oraz stan bloczków formularzy. Anulowane formularze kwitariuszy przychodowych nie mogą być niszczone lecz podlegają przechowywaniu w bloku formularzy.

§ 1.

Kwit wpłaty z kwitariusza przychodowego powinien zawierać dane umożliwiające identyfikację dokumentu stanowiącego podstawę wpłaty i zobowiązanego, takie jak:

niepowtarzalny identyfikator dokumentu (np. rodzaj dokumentu, seria i numer),

określenie podatnika (nazwisko i imię lub nazwa, adres, NIP),

rodzaj należności głównej,

okres którego dotyczy wpłata z tytułu należności (zaległej lub bieżącej), odsetek za zwłokę, opłaty prolongacyjnej,

kwota wpłaty ogółem cyframi i słownie,

kwota wpłaty cyframi z tytułu należności zaległej, należności bieżącej, odsetek za zwłokę, opłaty prolongacyjnej, kosztów upomnienia,

data wpłaty,

odcisk pieczęci Urzędu,

własnoręczny podpis kasjera.

§ 1. Data wpłaty jest jednocześnie datą dokumentu, kwitariusze przychodowe zużyte (trzeci egzemplarz) przechowuje się minimum 5 lat od zakończenia roku.

Ad. c)

Czek gotówkowy - służy do podejmowania gotówki z banku do kasy Urzędu (opracowanie i obieg omówiono przy dowodach bankowych).

Ad. d)

Bankowy dowód wpłaty - służy do przekazywania gotówki z kasy jednostki do banku (opracowanie i obieg omówiono przy dowodach bankowych).

Ad. e)

Dowód wypłaty "KW" stanowi dokument zastępczy i służy do udokumentowania wypłat z kasy w przypadku np. wypłaty wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę bowiem listy płac stanowią odrębny zbiór dokumentów księgowych, wypłaty pożyczek pracownikom z ZFŚS na podstawie zawartych umów z pracownikami, zwrotu wadium, do których został zastosowany dowód źródłowy zatwierdzony przez upoważnione osoby.

Dowód "KW" wystawiają upoważnieni pracownicy Referatu Finansowego z wyjątkiem kasjera, wpisując m. in. datę wypłaty, tytuł wypłaty, sumę w złotych cyfrowo i słownie. Wystawiający dowód "KW" składa swój podpis w pozycji "sporządził". Dowód zatwierdza do wypłaty Skarbnik Gminy lub Wójt Gminy. Wypłata gotówki z kasy potwierdzona musi być podpisem kasjera w pozycji "wypłacił" oraz podpisem otrzymującego gotówkę. Dowód "KW" wystawia się w dwóch egzemplarzach. Oryginał dołącza się do raportu kasowego, zaś kopia zostaje w bloczku do rozliczenia.

Dowód wypłaty "KW" jest drukiem ścisłego zarachowania. Zasady pobierania i przechowywania bloczków dowodów "KW" są identyczne jak dowodów "KP".

Ad. f)

Wniosek o zaliczkę i rozliczenie zaliczki. Wniosek o zaliczkę stanowi podstawę wypłaty pracownikowi zaliczki na zakupy gotówkowe dotyczące działalności podstawowej Urzędu.

§ 2. Pracownikom, którzy w związku z czynnościami służbowymi pokrywają bezpośrednio drobne stale powtarzające się wydatki, mogą być wypłacane zaliczki stałe na cały rok lub okresy krótsze. Osoby upoważnione do pobierania zaliczek stałych i wysokość tych zaliczek określa Wójt Gminy. Zaliczek bieżących udziela się na pokrycie kosztów podróży służbowych, zakup materiałów i części oraz na inne koszty wykonywanych zadań.

§ 3. Wniosek o zaliczkę w jednym egzemplarzu sporządza wnioskujący wypłatę określonej sumy na dokonanie zakupów gotówkowych. We wniosku określa on rodzaj wydatków, na które ma być wypłacona zaliczka, kwotę zaliczki i termin jej rozliczenia. Wnioski o wypłacenie zaliczki podpisywane są przez kierownika odpowiedniego referatu, który odpowiada za kontrolę merytoryczną dokumentu. Natomiast pod względem formalno - rachunkowym wniosek sprawdza upoważniony pracownik Referatu Finansowego. Wniosek podlega zatwierdzeniu co najmniej przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną. Wypełniony i zatwierdzony stanowi podstawę do wypłacenia gotówki z kasy.

§ 4. Rozliczenia z pobranej zaliczki dokonuje się na dokumencie - rozliczenie zaliczki, na podstawie którego kasjer przyjmuje niewykorzystaną zaliczkę do kasy lub dokonuje wypłaty. Dokument w jednym egzemplarzu sporządza osoba, która pobrała zaliczkę, załączając wszystkie dowody źródłowe (faktury, rachunki) opłacone z zaliczki lub z własnych środków pieniężnych. Sprawdzenia merytorycznego dokonuje bezpośredni przełożony zaliczko biorcy w dniu otrzymania do kontroli. Sprawdzenia pod względem formalno - rachunkowym dokonuje wyznaczony pracownik księgowości. Rozliczenie zaliczki zatwierdza Skarbnik lub osoba przez niego upoważniona oraz Wójt Gminy lub Sekretarz.

§ 5. Zaliczki powinny być rozliczane bezzwłocznie po wykonaniu zadania, nie później niż do końca miesiąca, w którym dokonano zakupu lub odbyto podróż służbową. Nie rozliczone zaliczki podlegają potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia zaliczko biorcy. Zaliczki stałe należy rozliczyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 28 grudnia roku obrotowego.

Ad. g)

Rozliczenie wyjazdu służbowego. Polecenie wyjazdu służbowego służy do udokumentowania wyjazdu pracownika w podróż służbową i rozliczenia kosztów tej podróży. Polecenie wyjazdu służbowego wystawia i rejestruje pracownik sekretariatu wpisując szczegółowe dane tj. cel, miejsce podróży, dzień oraz środek transportu. Delegację podpisuje Wójt Gminy lub z jego upoważnienia Sekretarz Gminy.

Rozliczenia wyjazdu służbowego osoba delegowana dokonuje w ciągu 7 dni od daty zakończenia podróży, nie później niż do 30 grudnia. Koszty podróży służbowych są uznane za zasadne jeżeli zawierają potwierdzenia z pieczęcią i podpisem podmiotu, w którym delegowany przebywał. W przypadku braku w/w potwierdzenia Wójt Gminy podejmuje decyzję o zwrocie kosztów podróży.

Ad. h)

Faktury VAT i rachunki służą do udokumentowania zakupu i rozliczeń z dostawcą i wykonawcą. Opracowanie i obieg omówiono przy dokumentach zakupu.

Ad. i)

Raport kasowy - służy do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów kasowych dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym dniu lub okresie kilkudniowym, nie dłuższym niż 7 dni, obowiązkowo na koniec miesiąca.

Raport kasowy jest sporządzany w dwóch egzemplarzach przez kasjera. Bieżący numer raportu kasowego ustala się z zachowaniem ciągłości numeracji w danym roku budżetowym. Poszczególne dowody kasowe są ujmowane w raporcie kasowym indywidualnie, z wyjątkiem dowodów przychodowych z kwitariusza przychodowego, które mogą być wpisane pod jedną pozycją określając numery pokwitowań. Kwoty operacji gotówkowych w zależności od ich rodzaju wpisuje się do rubryki "przychód" lub "rozchód". Każdą stronę raportu podlicza się oddzielnie, a łączną sumę obrotów objętych raportem kasowym wpisuje się w wierszu "obroty dnia" na ostatniej stronie raportu kasowego. Na koniec każdego dnia kasjer oblicza pozostałość gotówki w kasie na dzień następny.

Zapisy w raporcie kasowym sporządzonym za okresy kilkudniowe powinny być dokonywane chronologicznie, z podziałem na poszczególne dni dokonywania wpłaty lub wypłat. Załączone do raportu kasowego dowody wypłat muszą być zaopatrzone w klauzulę "wypłacono dnia..." i podpis kasjera.

Po wpisaniu do raportu kasowego wpłat i wypłat za dany dzień lub dany okres, wpisaniu ilości dowodów przychodowych i rozchodowych oraz ustaleniu pozostałości gotówki w kasie na dzień (okres) następny, kasjer podpisuje raport i przekazuje jego oryginał z dowodami kasowymi za pokwitowaniem Skarbnikowi lub upoważnionemu pracownikowi Referatu Finansowego. Kopia raportu kasowego pozostaje w bloczku raportów. Upoważniony pracownik Referatu Finansowego sprawdza prawidłowość sporządzenia raportów kasowych. W szczególności ustala on:

czy wykazane przez kasjera poszczególne przychody i rozchody są udokumentowane dowodami księgowymi (źródłowymi lub zastępczymi),

czy załączone do raportu dokumenty odpowiadają określonym wymogom oraz czy są zaopatrzone w odpowiednie klauzule,

czy ustalono w sposób prawidłowy stan gotówki.

a.

b.

c. Dokumentowanie naliczeń i wypłat wynagrodzeń

1. Podstawowym dokumentem stwierdzającym naliczenie i wypłatę wynagrodzeń jest lista płac. Podstawę sporządzenia list płac stanowią dowody źródłowe sporządzone przez inspektora ds. pracowniczych w Referacie Organizacyjnym na podstawie decyzji Wójta Gminy, m. in.:

a) umowa o pracę, zmiany dotyczące umów o pracę,

b) zlecenie wypłaty dodatków specjalnych i funkcyjnych,

c) zlecenie wypłaty nagrody jubileuszowej lub odprawy w związku z przejściem na emeryturę,

d) wnioski o wypłatę nagród uznaniowych - podstawą do wypłaty są wnioski kierowników referatów zatwierdzane przez Wójta Gminy,

e) rozwiązanie umowy o pracę,

f) karta czasu pracy,

g) zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych - wystawia w jednym egzemplarzu kierownik odpowiedniego Referatu lub upoważniony pracownik. Zlecenie musi być zaakceptowane przez Wójta Gminy przed jego wydaniem. Jedynie w wyjątkowych przypadkach zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych może być podpisane przez Wójta w następnym dniu po wystawieniu zlecenia.

2. Umowę o pracę sporządza się w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem: oryginał dla pracownika, jedna kopia do Referatu Finansowego - w dniu zatrudnienia pracownika, drugą kopię dołącza się do akt osobowych pracownika. Umowa powinna zawierać datę rozpoczęcia pracy, okres zatrudnienia, określenie stanowiska i warunków wynagrodzenia oraz podpis Wójta Gminy i pracownika.

3. Zmiana umowy o pracę zawiera decyzję o zmianie zajmowanego stanowiska lub zaszeregowania na podstawie decyzji kierownika Urzędu - Wójta Gminy w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem oryginał dla pracownika, jedna kopia do Referatu Finansowego drugą kopię dołącza się do akt osobowych pracownika.

4. Rozwiązanie umowy o pracę następuje na piśmie i powinno być przede wszystkim określać datę rozwiązania umowy. Rozwiązanie umowy o pracę przygotowuje pracownik ds. kadr w Referacie Organizacyjnym w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem: oryginał dla pracownika, jedna kopia do Referatu Finansowego, drugą kopię dołącza się do akt osobowych pracownika. Rozwiązanie umowy o pracę podpisuje Wójt Gminy.

5. Podstawę sporządzenia listy płac z tytułu nagród uznaniowych stanowią wnioski (wraz z uzasadnieniem) kierowników referatów zatwierdzone przez Wójta Gminy.

6. Zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych wystawia w jednym egzemplarzu kierownik odpowiedniego Referatu lub upoważniony pracownik. Zlecenie musi być zaakceptowane przez Wójta Gminy przed jego wydaniem. Jedynie w wyjątkowych przypadkach zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych może być podpisane przez Wójta w następnym dniu po wystawieniu zlecenia.

7. Z uwagi na to, że w budżecie Gminy środki na wynagrodzenia poszczególnych grup pracowników ujęte są w różnych działach i rozdziałach klasyfikacji budżetowej w rozbiciu na zadania własne i zlecone, kwalifikacja pracownika do określonego działu i rozdziału (przeniesienia) może być w ciągu roku zmieniana za wyłączną zgodą Skarbnika Gminy.

8. Na pracę doraźną nieprzewidzianą w planie zatrudnienia ze względu na niewielkie rozmiary, zawiera się umowę zlecenia lub umowę o dzieło. Umowy mogą być zawierane z pracownikami własnymi lub z zewnątrz. Umowy zlecenie lub o dzieło przygotowane są przez referat zlecający wykonanie określonej pracy i podpisywane ze stroną zleceniodawcy przez Wójta Gminy. Umowę parafuje Skarbnik Gminy i Radca prawny.

9. Wszelkie zmiany w zatrudnieniu winny być natychmiast (natychmiast dniu podpisania umowy) zgłaszane do Referatu Finansowego, do wyznaczonego pracownika do spraw płac, który zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych zgłasza do ubezpieczenia społecznego nowo zatrudnionych pracowników, a także informuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych o wykreśleniu z ubezpieczenia pracowników, z którymi rozwiązano umowę o pracę oraz dokonuje zmian już przekazanej informacji na drukach wymaganych przepisami.

10. Ustala się następujące terminy wypłat wynagrodzeń:

- pracownikom administracji, pracownikom interwencyjnym, wypłata następuje na cztery dni przed końcem każdego miesiąca za dany miesiąc. Wynagrodzenie nalicza, uzgadnia i przygotowuje do wypłaty w formie bezgotówkowej (przelewy) lub gotówkowej wyznaczony kierownik Referatu Finansowego. Wszelkie zmiany związane z naliczeniem wynagrodzeń (zmiany uposażenia) winne być przekazywane z Referatu Organizacyjnego do Referatu Finansowego w nieprzekraczalnym terminie do 22 każdego miesiąca.

- pracownikom gospodarki komunalnej i kierowcom (autobusów i sprzętu) wynagrodzenie wypłaca się do 10 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. W celu naliczenia wynagrodzeń pracownik ds. gospodarki komunalnej przekazuje karty pracy tych pracowników w terminie do 5 dnia każdego miesiąca.

11. Podstawą wypłaty wynagrodzeń za czas choroby lub zasiłków chorobowych są zwolnienia lekarskie. Są one przekazywane do Referatu Organizacyjnego - inspektorowi d/s pracowniczych, który prowadzi ich ewidencję. Osoba odpowiedzialna za bhp nanosi ewentualne uwagi, co do zwolnień powypadkowych. Zwolnienia do Referatu Finansowego są przekazywane najpóźniej do 22 dnia każdego miesiąca celem naliczenia przez pracownika d/s płac zasiłków. Wypłaty ze zwolnień lekarskich przekazanych po 22 dniu danego miesiąca naliczane są w miesiącu następnym. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczenia zasiłków z tytułu ubezpieczeń oraz ich udokumentowania zawarte są w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa

12. Listy płac pracowników Urzędu Gminy oraz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej sporządza upoważniony pracownik Referatu Finansowego w jednym egzemplarzu na podstawie zatwierdzonych dowodów źródłowych. Listy płac powinny zawierać, co najmniej następujące dane:

a) okres za jaki obliczono wynagrodzenie,

b) łączną sumę do wypłaty,

c) nazwisko i imię pracownika,

d) sumę należnego każdemu pracownikowi wynagrodzenia brutto, z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac,

e) sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły,

f) sumę wynagrodzeń netto,

g) sumę zasiłku rodzinnego,

h) sumę wypłaconych zasiłków z ubezpieczenia chorobowego,

i) pokwitowanie odbioru wynagrodzenia (data i podpis) przy wypłatach gotówkowych.

13. W listach płac po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych dopuszczalne jest potrącenie następujących należności:

a) egzekwowanych na podstawie tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych (do wysokości 3/5 wynagrodzenia),

b) egzekwowanych na mocy innych tytułów wykonawczych (do wysokości ˝ wynagrodzenia),

c) z tytułu zaliczek pieniężnych udzielanych pracownikowi,

d) kar pieniężnych wymierzonych przez pracodawcę.

Inne potrącenia mogą być dokonywane wyłącznie za zgodą pracownika.

§ 1.

14. Listy płac powinny być podpisywane przez:

§ 2.

a) osobę sporządzającą - pod względem formalnym i rachunkowym,

b) kierownika Referatu Organizacyjnego lub przez upoważnionego pracownika do spraw kadrowych - pod względem merytorycznym,

c) osoby zatwierdzające - Skarbnika Gminy lub osobę upoważnioną przez Wójta Gminy lub Sekretarza.

§ 3.

15. Wypłaty wynagrodzeń mogą odbywać się dwoma sposobami: gotówką z kasy Urzędu lub poleceniem przelewu bankowego, na wskazane przez pracowników rachunki bankowe. Zrealizowane wypłaty wynagrodzeń powinny być zaewidencjonowane w następujących urządzeniach księgowych:

a) w raportach kasowych - wypłaty gotówkowe z kasy,

b) w wyciągach bankowych - wypłaty przelewami bankowymi (po otrzymaniu z banku kopii przelewów własnych).

Pracownicy otrzymujący wypłaty wynagrodzeń formie gotówkowej są zobowiązani pokwitować odbiór pieniędzy na listach płac.

§ 4.

16. Operacje gospodarcze związane z ujęciem naliczonych wynagrodzeń w księgach rachunkowych jednostki księguje się według PK sporządzonego przez pracownika Referatu Finansowego na podstawie zbiorczego zestawienia danych ze wszystkich list płac za określony miesiąc z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej.

§ 5.

§ 6.

17. Podstawą sporządzenia list wypłat diet radnym, członkom komisji spoza Rady i sołtysom za uczestnictwo w Sesjach Rady Gminy, posiedzeniach Komisji Rady są listy obecności podpisane osobiście przez radnych i sołtysów oraz podjęte w tym przedmiocie uchwały Rady Gminy. Listy obecności z poszczególnych posiedzeń będą przekazywane przez pracownika wyznaczonego do obsługi Rady do Referatu Finansowego bezpośrednio po odbytej Sesji, lub Komisji. Pracownik Referatu Finansowego odpowiedzialny za naliczenie należności radnym i sołtysom niezwłocznie sporządza stosowną listę wypłat i przygotowuje ją do realizacji. Pod względem merytorycznym listę wypłat diet zatwierdza upoważniony pracownik do spraw obsługi Rady . Lista wypłat diet powinna zawierać m. in. datę sesji, komisji, oraz imię i nazwisko radnego, sołtysa lub członka komisji spoza Rady Gminy.

§ 7.

§ 8.

18. Naliczenia wynagrodzeń sołtysom tytułu inkasa podatków dokonuje wyznaczony pracownik w Referacie Finansowym. Podstawą ich naliczenia są:

a) podjęta w tym przedmiocie uchwała Rady Gminy,

b) wnioski przedkładane przez księgowe podatkowe, które prowadzą ewidencję rozrachunków z poszczególnymi sołtysami z tytułu inkasa przez nich podatków, na podstawie przedkładanych do rozliczenia kontokwitariuszy zobowiązania pieniężnego i dokonanych wpłat zainkasowanych kwot na konto budżetu Gminy, potwierdzonych bankowym dowodem wpłaty.

Wypłata wynagrodzeń z tytułu inkasa zobowiązań pieniężnych jest dokonywana 4 razy w roku w terminach rozliczania poszczególnych rat podatków.

VI. Gospodarka pieniężna

1. Rachunkiem podstawowym oraz wszystkimi pozostałymi rachunkami dysponuje Wójt Gminy i Skarbnik Gminy. Rachunki są prowadzone w banku określony przez Radę Gminy (wyłonionym w drodze przetargu na podstawie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych) zgodnie z podpisaną z tym bankiem umową. Z upoważnienia Wójta Gminy i Skarbnika Gminy rachunkami bankowymi dysponują w razie ich nieobecności osoby wymienione w wykazie osób uprawnionych do dysponowania rachunkami bankowymi, które złożyły swoje wzory podpisów na karcie wzoru podpisów w banku.

2. Podstawową formą rozliczeń między jednostkami, osobami podmiotami gospodarczymi jest obrót bezgotówkowy polegający na dokonywaniu rozliczeń za pośrednictwem rachunków bankowych. Występowanie obrotu gotówkowego winno być ograniczone do niezbędnego minimum.

3. Do przyjmowania wpłat i dokonywania wypłat gotówkowych upoważniony jest kasjer oraz osoba, której powierzono prowadzenie tych spraw w zakresie czynności (zastępstwo).

4. W terminach płatności podatków do przyjmowania wpłat mogą być wskazane inne pomieszczenia, a pracowników do obsługi wyznacza Skarbnik Gminy.

5. Kasjerem może być osoba o minimum średnim wykształceniu, mająca nienaganną opinię, niekarana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.

6. Kasjer odpowiada za stan gotówki i innych papierów wartościowych w kasie oraz za prawidłowość operacji kasowych. Od kasjera winna być pobrana i złożona do akt osobowych deklaracja o odpowiedzialności materialnej o treści, co najmniej:

"W związku z powierzeniem mi funkcji kasjera w Urzędzie Gminy Narewka przyjmuję do wiadomości, że ponoszę pełną odpowiedzialność materialną za powierzone im składniki majątkowe, a w szczególności za powierzone mi pieniądze, papiery wartościowe i inne kosztowności, z których zobowiązuję się rozliczyć każdym czasie na żądanie pracodawcy. Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i ponoszę pełną odpowiedzialność za ich naruszenie."

7. Czynności kasjerskie w żadnym wypadku nie może pełnić Skarbnik Gminy, pracownicy wykonujący czynności w zakresie wymiaru i księgowości podatków i opłat oraz osoby, które posiadają złożone wzory podpisów w banku.

8. Przyjęcie obowiązków kasjera oraz każdorazowe przekazywanie kasy innej osobie należy obowiązkowo dokonywać na podstawie protokołu zdawczo - odbiorczego. Przekazywanie obowiązków kasjera innej osobie należy dokonywać w obecności osób wyznaczonych przez Skarbnika. Jeżeli pracownik pełniący funkcję kasjera opuszcza pracę bez protokolarnego przekazania kasy np. na skutek choroby lub wypadku - stan znajdujących się w kasie pieniędzy innych wartości ustala się komisyjnie w obecności Wójta Gminy i Skarbnika Gminy lub osób przez nich wyznaczonych. Sporządzany w związku z tym protokół przejęcia kasy powinien być podpisany przez pracownika przejmującego czynności kasjera oraz przez osoby z komisji.

9. Do obowiązków kasjera należy:

ˇ właściwe przechowywanie i zabezpieczenie gotówki i innych wartości pieniężnych,

ˇ dokonywanie operacji gotówkowych na podstawie dowodów źródłowych, sprawdzonych pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym oraz zatwierdzonych do wypłaty przez Skarbnika i Wójta Gminy lub przez osoby upoważnione. Dowód kasowy, na którym brakuje podpisów, dekretacji i opisu nie może być przez kasjera zrealizowany,

ˇ dokonywanie wypłat gotówki z kasy wyłącznie za pokwitowaniem przez osobę odbierającą gotówkę, z jednoczesnym wpisaniem daty wypłaty,

ˇ odprowadzanie przyjętych sum do banku w dniu ich pobrania, a najdalej w dniu następnym,

ˇ bieżącego sporządzania raportów kasowych poprzez ujęcie w nich operacji gotówką w dniu, w którym została ona dokonana,

ˇ określanie w raportach kasowych treści dokonywanych operacji gotówką,

ˇ załączanie do raportów kasowych dowodów źródłowych potwierdzających dokonanie operacji gotówką lub sporządzanie dowodów wewnętrznych potwierdzających dokonanie tych operacji w przypadku przechowywania dowodów źródłowych w odrębnych zbiorach (np. listy wypłat wynagrodzeń, dowody wpłat podatków),

ˇ sporządzanie raportów kasowych na koniec każdego miesiąca celem umożliwienia wprowadzenia do ksiąg rachunkowych danego miesiąca wszystkich operacji gospodarczych dokonanych w tym miesiącu,

ˇ przekazywanie raportów kasowych za pokwitowaniem wyznaczonemu pracownikowi Referatu Finansowego,

ˇ prowadzenie niezbędnych ewidencji i rejestrów,

ˇ niezwłoczne powiadomienie Wójta Gminy i Skarbnika o brakach gotówkowych, ewentualnych włamaniach do kasy oraz fałszywych nominałach pieniężnych.

10. Kasjer ponosi odpowiedzialność materialną za:

ˇ nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej,

ˇ dokonywanie wypłat bez udokumentowania podpisami odbiorców zamieszczonych na właściwych dowodach rozchodowych,

ˇ nienależyte zabezpieczenie i przechowywanie gotówki oraz innych papierów wartościowych,

ˇ wypłacanie gotówki na podstawie nie zatwierdzonych dowodów do wypłaty,

ˇ przyjęcie środków płatniczych fałszywych.

11. Kasjer może dokonywać wypłat gotówkowych tylko do rąk osób wymienionych w dowodach kasowych. Przy wypłacie osobom osobiście nieznanym kasjerowi - kasjer obowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki i cechy okazanego dokumentu tj. serię, numer, datę wydania i nazwę organu wystawiającego, odnotowuje na dowodzie wypłaty. Przy wypłacie gotówki osobie nie mogącej się podpisać na jej prośbę lub na prośbę kasjera może podpisać inna osoba (z wyjątkiem pracownika - kasjera zlecającego wypłatę), stwierdzając jako świadek swoim podpisem fakt wypłaty gotówki osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Na dowodzie wypłaty kasjer zamieszcza numer, datę i określenie wystawcy dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę oraz imię i nazwisko osoby podpisującej jako świadek. Kwotę wypłaca się osobie nie mogącej się podpisać.

Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w dowodzie wypłaty kasjer w dowodzie tym zamieszcza adnotację "wypłacono na podstawie upoważnienia". Upoważnienie kasjer dołącza do dowodu wypłaty. Upoważnienie powinno zawierać potwierdzenie tożsamości i własnoręczności podpisu osoby wystawiającej upoważnienie.

12. W kasie Urzędu może znajdować się:

ˇ niezbędny zapas gotówki na bieżące wydatki,

ˇ gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych wydatków,

ˇ gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy,

ˇ znaki opłaty skarbowej oraz gotówka pochodząca ze sprzedaży znaków,

ˇ gotówka lub inne wartości pieniężne przechowywane w formie depozytu lub złożonego zabezpieczenia przez osoby fizyczne i prawne.

13. Wysokość stałego zapasu gotówki w kasie (pogotowie kasowe) ustala Wójt Gminy na wniosek Skarbnika Gminy. Przy ustalaniu wysokości pogotowia kasowego należy uwzględnić potrzeby Urzędu Gminy w zakresie obrotu gotówkowego oraz warunki zabezpieczenia gotówki w kasie. Niezbędny zapas gotówki w kasie w miarę wykorzystywania powinien być uzupełniany do ustalonej wysokości ze środków podjętych z rachunku bankowego.

14. Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków powinna być przeznaczona na cel określony przy jej podjęciu. Kwoty podjęte na określony cel nie mogą być przechowywane w kasie przez okres dłuższy niż 7 dni. Sumy niewypłacone w tym terminie kasjer zwraca do banku na rachunek, z którego zostały podjęte.

15. Gotówka przechowywana w Kasie Urzędu Gminy w formie depozytu, podlegająca zwrotowi osobie prawnej lub fizycznej, która depozyt złożyła, nie może być wykorzystywana na pokrycie wydatków jednostki.

16. W Kasie Urzędu Gminy prowadzona jest sprzedaż znaków opłaty skarbowej. Zakup i sprzedaż znaków ewidencjonuje się w raporcie kasowym.

§ 9.

VII. Ochrona wartości pieniężnych

1. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

ˇ "wartości pieniężne" - krajowe i zagraniczne znaki pieniężne, czeki i inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę,

ˇ "transport wartości pieniężnych" - przewożenie lub przenoszenie wartości pieniężnych poza obrębem jednostki organizacyjnej,

ˇ "jednostka obliczeniowa" - jednostka określająca dopuszczalny limit stale lub jednorazowo przechowywanych transportowanych wartości pieniężnych, wynosząca 120 - krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ubiegły kwartał, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski.

2. Wójt Gminy w celu ochrony wartości pieniężnych obowiązany jest zapewnić co najmniej zabezpieczenie techniczne w budynku i pomieszczeniu, w którym przechowywane są wartości pieniężne.

3. Pomieszczenie do przechowywania gotówki powinno być wydzielone. Okna pomieszczenia kasy powinny być okratowane. Drzwi wejściowe winne być zamykane na dwa zamki oraz zaopatrzone w kratę zamykaną na kłódki.

4. W celu zabezpieczenia technicznego budynku Urzędu i kasy winne być zainstalowane urządzenia posiadające świadectwa badań jakościowych lub kwalifikacyjne, certyfikaty lub inne dokumenty potwierdzające ich zgodność z obowiązującymi normami wydane przez upoważnioną jednostkę.

Wykaz rodzajów systemów alarmowych stosowanych do ochrony budynków, pomieszczeń oraz pojazdów podczas przechowywania i transportowania wartości pieniężnych określa załącznik Nr 1 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne.

5. Ze względu na transport wartości pieniężnych poniżej 1 jednostki obliczeniowej pojazdy przystosowane oraz pojazdy specjalne, o których mowa w w/w rozporządzeniu nie znajdują zastosowania w Urzędzie Gminy. Zgodnie z rozporządzeniem transport wartości pieniężnych kwocie nie przekraczającej 0,3 jednostki obliczeniowej może być wykonywany tylko przez osobę transportującą wartości pieniężne. W przypadku, gdy przenoszone wartości pieniężne przekraczają 0,3 jednostki obliczeniowej ale są mniejsze niż 1 jednostka obliczeniowa osoba transportująca musi być chroniona przez co najmniej jedną osobę nieuzbrojoną.

6. Transport wartości pieniężnych Urzędzie Gminy w kwocie nie przekraczającej 20 000 zł może być wykonywany pieszo przez transportującego przy użyciu specjalnie do tego przystosowanej teczki. Wartości pieniężne kwocie przekraczającej 20 000 zł transportuje się obowiązkowo samochodem Urzędu.

VIII. Gospodarka drukami ścisłego zarachowania

1. Druki ścisłego zarachowania stanowią formularze, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja. Zadaniem ewidencji jest zapobieganie ewentualnym nadużyciom wynikającym z ich stosowania.

2. Ewidencję druków ścisłego zarachowania należy prowadzić na bieżąco w specjalnie do tego założonej księdze. Księgę druków ścisłego zarachowania należy ponumerować, przesznurować, parafować i ostemplować pieczęcią Urzędu. Księgę tą wraz z dowodami przychodowymi i rozchodowymi stanowiącymi podstawę zapisu oraz druki ścisłego zarachowania należy przechowywać pod zamknięciem w szafach, kasetkach należycie zabezpieczonych pod odpowiedzialnością wyznaczonych pracowników.

3. Pracownik odpowiedzialny za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania dokonuje sprawdzenia ich ilości w momencie przyjmowania i wydawania. Wydanie druków następuje za pokwitowaniem osoby uprawnionej do ich pobrania.

4. W Urzędzie Gminy pracownika odpowiedzialnego za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania wyznacza Wójt Gminy. Pracownik wyznaczony do gospodarki drukami ścisłego zarachowania składa deklarację o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za ewentualne straty powstałe w wyniku zaniedbania obowiązków w zakresie właściwego zabezpieczenia i gospodarki drukami. Wójt Gminy ma obowiązek zapewnić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należyte przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą i zniszczeniem.

5. Pracownik odpowiedzialny za druki ścisłego zarachowania nie może pełnić jednocześnie funkcji kasjera Urzędu. Kasjer Urzędu przyjmuje do obrotu kasowego druki ścisłego zarachowania od pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę drukami w Urzędzie i ewidencjonuje je we własnej kasowej księdze druków ścisłego zarachowania, która stanowi podstawę kontroli druków w kasie, dokonywanych przez osoby uprawnione do kontroli.

6. Do obowiązków pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należy:

ˇ sprawdzenie z fakturą wystawioną przez dostawcę liczby druków oraz ewentualnie ich serii i numerów,

ˇ nadanie numerów ewidencyjnych dowodom, które nie posiadają serii i numerów nadanych przez drukarnię oraz każdy egzemplarz druków ostemplować zastrzeżoną do tego celu pieczątką o treści "Druk ścisłego zarachowania",

ˇ ustalenie w ewidencji stanu ilościowego druków na koniec każdego półrocza, a o występujących różnicach należy zawiadomić niezwłocznie Wójta Gminy i Skarbnika.

7. Pracownik odpowiedzialny za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania odpowiedzialny jest również za należyte przechowywanie pieczęci "Druk ścisłego zarachowania" służącej do cechowania tych druków.

8. W Urzędzie Gminy Narewka drukami ścisłego zarachowania są:

ˇ czeki gotówkowe i rozrachunkowe,

ˇ kwitariusze przychodowe K-103,

ˇ dowody wpłat - KP,

ˇ dowody wypłaty - KW,

ˇ świadectwa miejsca pochodzenia zwierząt,

ˇ karty drogowe w momencie ich wydania,

ˇ arkusze spisu z natury w chwili ich ponumerowania i wydania przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej,

ˇ inne druki, o uznaniu których za druki ścisłego zarachowania może zdecydować Skarbnik Gminy.

9. Ewidencję druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie dla każdego rodzaju druków w księdze o ponumerowanych stronach. Podstawę zapisów w księdze stanowią:

ˇ dla przychodu - odpis rachunku dostawcy (kserokopia, ewentualnie dowód przyjęcia),

ˇ dla rozchodu - pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków.

Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub wyskrobywanie omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać, a zapis prawidłowy wpisać obok i zaparafować (podpis osoby dokonującej poprawki i data dokonania tej czynności). Wydanie nowego bloczka druku ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloczka wykorzystanego.

10. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków w składowaniu u osób dokonujących operacji tymi drukami. W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę.

11. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczność przekazania (przyjęcia) druków musi być zamieszczona w protokole zdawczo - odbiorczym.

12. W przypadku zaginięcia, np. kradzieży lub zagubienia druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę i cechy (numery, serie, rodzaje pieczęci) zaginionych druków.

Natychmiast po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:

ˇ sporządzić protokół zaginięcia,

ˇ w przypadku zaginięcia czeków powiadomić niezwłocznie bank finansujący, który czeki wydał,

ˇ w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa zawiadomić policję.

Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane:

a) liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków, z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków,

b) dokładne cechy zaginionych druków - numer, seria nadana przez drukarnię lub oparafowanie druków numerowanych we własnym zakresie, symbol druków oraz rodzaje i nazwy pieczęci,

c) datę zaginięcia druków,

d) okoliczności zaginięcia druków,

e) miejsce zaginięcia druków,

f) nazwa i dokładny adres (miejscowość, ulica, numer domu) jednostki ewidencjonującej druki.

13. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

IX. Gospodarka środkami rzeczowymi

1. Za prawidłową gospodarkę środkami rzeczowymi odpowiedzialny jest Wójt Gminy, który obowiązany jest zapewnić:

ˇ używanie środków rzeczowych zgodnie z ich przeznaczeniem,

ˇ posiadanie tylko takich środków rzeczowych i w takiej ilości w jakiej są one niezbędne do wykonywania zadań,

ˇ należyte ich przechowywanie.

2. Wójt Gminy obowiązany jest ustalić osoby odpowiedzialne za gospodarkę środkami trwałymi i pozostałymi środkami trwałymi w używaniu o charakterze wyposażenia. Do obowiązków tych osób należy prawidłowe oznaczenie powierzonych ich pieczy środków rzeczowych, przechowywanie, konserwacja i zabezpieczenie przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zepsuciem i kradzieżą.

3. W poszczególnych pomieszczeniach winny być umieszczone spisy inwentarza w formie wywieszek lub książek (zeszytów) inwentarzowych.

4. Ewidencja środków trwałych prowadzona jest na kartotekach, a ewidencja środków trwałych używaniu o charakterze wyposażenia prowadzona jest w księgach inwentarzowych. Kartoteki i księgi inwentarzowe prowadzą wyznaczeni pracownicy Referatu Finansowego.

5. Materiały szybkiego zużycia, tj. materiały biurowe (papier ksero, notatki, zeszyty, dziurkacze, zszywacze), druki, tonery, koperty, środki czystości, szklanki, ścierki, ręczniki, popielniczki, żarówki, świetlówki podlegają bieżącemu odniesieniu w koszty. Ewidencję ilościową rozchodu tych materiałów prowadzą wyznaczeni pracownicy. Bieżącemu odniesieniu w koszty w momencie zakupu podlega również zakup paliwa do samochodów. Na koniec roku obrotowego należy ustalić stan tych składników (materiałów paliwa) drogą spisu z natury i ich wyceny oraz dokonać korekty kosztów o wartość tego stanu.

6. Dowodami księgowymi dotyczącymi majątku trwałego mogą być: przyjęcie środka trwałego użytkowanie, protokół zdawczo odbiorczy środka trwałego, aktualizacja jego wyceny, nota umorzeń i amortyzacji, wydzierżawienie środka trwałego, likwidacja środka trwałego.

Dostawy środków trwałych przekazywanych do użytku równocześnie z ich odbiorem powinny być dokumentowane fakturami dostawców wystawionymi zgodnie z zawartymi umowami (sporządzonymi w oparciu o wyniki postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zawarte w protokole postępowania lub dokumentacji podstawowych czynności związanych z postępowaniem) oraz dołączonych do nich dowodów przyjęcia środka trwałego.

Odbiór robót budowlanych powinien być udokumentowany protokółem odbioru wykonanych i przekazanych robót, elementów robót lub obiektów, podpisanym przez inspektora nadzoru wraz z oświadczeniem dotyczącym wykonania robót zgodnie ze sztuką budowlaną i zawartą umową. W przypadku ustalenia wynagrodzenia na podstawie kosztorysu umownego, inspektor nadzoru (lub odpowiedzialny pracownik) powinien sprawdzić prawidłowość sporządzenia kosztorysu załączonego do faktury wykonania robót.

7. Dowód OT "Przyjęcie środka trwałego" powinien zawierać:

ˇ pełną nazwę środka trwałego jego krótką charakterystykę (np. rok produkcji, numer fabryczny, wymiary, ciężar, inne cechy),

ˇ wartość początkową, stawkę amortyzacyjną, kwotę umorzenia,

ˇ miejsce użytkowania środka trwałego,

ˇ symbol klasyfikacji środka trwałego oraz numer inwentarzowy,

ˇ numer i data dowodu dostawy np. faktury,

ˇ sposób ujęcia dowodu OT w księgach rachunkowych (dekretacja księgowa).

Dowód OT sporządza pracownik merytorycznie odpowiedzialny za wykonanie zadania gospodarczego dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem oryginał do księgowości, a kopia dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi w jednostce. Upoważniony pracownik Referatu Finansowego potwierdza własnoręcznym podpisem zgodność kosztów z ewidencją analityczną. Następnie dokument podpisuje Wójt Gminy w rubryce "podpisy zespołu przyjmującego".

8. Dowód LT "Likwidacji środka trwałego" służy do dokumentacji likwidacji (sprzedaży, zużycia, niedoboru, nieodpłatnego przekazania) środka trwałego stanowi podstawę zapisów (wyksięgowani) w księdze głównej i w księgach pomocniczych. Wystawiany jest przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę środkami trwałymi w dwóch egzemplarzach z poznaczeniem oryginał do księgowości, a kopia pracownikowi prowadzącemu ewidencję analityczną.

Dowód LT powinien zawierać:

ˇ datę wystawienia dowodu,

ˇ nazwę środka trwałego jego numer inwentarzowy,

ˇ wartość początkową i jego dotychczasowe umorzenie,

ˇ orzeczenie komisji likwidacyjnej (zwięzłe określenie przyczyn likwidacji),

ˇ skład komisji likwidacyjnej oraz podpisy jej członków.

Załącznikami do dowodu LT mogą być:

ˇ orzeczenie techniczne rzeczoznawcy,

ˇ protokół fizycznej likwidacji,

ˇ faktura VAT - w przypadku sprzedaży.

Dokument podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki.

9. Dowód PT "Protokół przekazania - przyjęcia środka trwałego" ma zastosowanie do przyjęcia środka trwałego z innych jednostek oraz stanowi udokumentowanie nieodpłatnego przekazania środka trwałego innej jednostce. Dokument sporządza strona przekazująca w czterech egzemplarzach, z przeznaczeniem po dwa egzemplarze każdej ze stron. Przekazanie środka trwałego następuje na podstawie uchwały Rady Gminy lub Wójta Gminy. Uchwała stanowi podstawę dla osoby odpowiedzialnej za gospodarkę środkami do wystawienia dowodu PT.

Dowód PT powinien zawierać:

ˇ nazwę środka trwałego jego krótką charakterystykę,

ˇ numer inwentarzowy i symbol klasyfikacji środka trwałego,

ˇ wartość początkową i wysokość dotychczasowego umorzenia,

ˇ nazwę i adres jednostki przekazującej i otrzymującej środek trwały oraz podpisy osób reprezentujących jednostkę.

Dokument PT musi być podpisany przez Wójta Gminy. Podpisany i sprawdzony dowód PT stanowi podstawę do dokonania właściwych księgowań w ewidencji syntetycznej i analitycznej Urzędu.

10. W razie zmiany miejsca użytkowania środka trwałego (zmiana referatu, pomieszczeń) osoba odpowiedzialna lub osoby współodpowiedzialne winny pisemnie zawiadomić o tym fakcie Referat Finansowy. Pisemna informacja podpisana przez przekazującego i odbierającego, zatwierdzona przez kierownika jednostki stanowi podstawę do naniesienia zmian w księgach inwentarzowych.

11. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych.

12. Jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, umarza się:

ˇ książki i inne zbiory biblioteczne,

ˇ odzież i umundurowanie,

ˇ meble, dywany i wykładziny,

ˇ pozostałe środki trwałe (wyposażenie) oraz wartości niematerialne i prawne, o wartości nie przekraczającej wielkości ustalonej przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100 % ich wartości w momencie oddania do używania.

13. Nie umarza się gruntów oraz dóbr kultury.

X. Inwentaryzacja

1. Zadaniem inwentaryzacji jest:

ˇ wiarygodne ustalenie stanu rzeczywistego majątku i zobowiązań na określony dzień, skontrolowanie go ze stanem księgowym, wyjaśnienie różnic i doprowadzenie danych ewidencji księgowej do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych,

ˇ dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku Urzędu,

ˇ podjęcie działań w celu ewentualnego zapobieżenia nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem Urzędu,

ˇ rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie.

2. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych muszą być wyjaśnione i rozliczone w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

3. W toku inwentaryzacji należy sprawdzić następujące pozycje bilansu:

ˇ rzeczowe składniki majątku trwałego o obrotowego,

ˇ pieniężne składniki majątku,

ˇ rozliczenia między okresowe kosztów, rozrachunki i roszczenia,

ˇ pozostałe składniki aktywów i pasywów.

4. Rzeczywisty stan aktywów i pasywów jednostki ustala się poprzez:

ˇ spis z natury i jego wycenę,

ˇ uzyskanie od kontrahentów pisemnego potwierdzenia salda,

ˇ weryfikacja prawidłowości stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych przez porównanie go z odpowiednimi dokumentami.

5. Drogą spisu z natury inwentaryzuje się:

ˇ środki pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),

ˇ rzeczowe składniki majątku obrotowego,

ˇ środki trwałe (z wyjątkiem gruntów trudno dostępnych oglądowi środków trwałych),

ˇ maszyny i urządzenia objęte inwestycją rozpoczętą.

6. Przez potwierdzenie salda inwentaryzuje się:

ˇ środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych,

ˇ należności, pożyczki, kredyty i zobowiązania (z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników, z tytułu publicznoprawnych).

7. Weryfikację stanu księgowego stosuje się do:

ˇ gruntów trudno dostępnych oglądowi środków trwałych,

ˇ należności spornych i wątpliwych,

ˇ należności i zobowiązań wobec pracowników,

ˇ tytułów publicznoprawnych.

§ 10. Szczegółowe zasady przeprowadzania inwentaryzacji oraz rozliczenia jej wyników w Urzędzie Gminy zawarte są w instrukcji inwentaryzacyjnej, przyjętej odrębnym Zarządzeniem Wójta Gminy.

XI. Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji finansowo - księgowej

1. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się W Urzędzie Gminy w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, rachunkowych w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

2. W ramach stosowania ochrony danych powinno się w należyty sposób przechowywać, chronić przed niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnianiem bez upoważnienia, uszkodzeniem lub zniszczeniem:

ˇ dokumentację dotyczącą ustalonych i przyjętych dla jednostki zasad prowadzenia rachunkowości,

ˇ księgi rachunkowe,

ˇ dowody księgowe,

ˇ dokumenty inwentaryzacyjne,

ˇ dokumentację kontrolną.

Ochrona danych w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera podlega szczególnym ustaleniom określonym w ustawie o rachunkowości.

3. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu, natomiast pozostałe zbiory dokumentacji przechowuje się przez określony czas:

ˇ księgi rachunkowe -5 lat,

ˇ karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych jednak nie krócej niż 50 lat,

ˇ dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń dochłodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione.

ˇ dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres jej ważności i dodatkowo przez 5 lat po tym okresie,

ˇ dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji,

ˇ dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,

ˇ pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.

Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

4. Jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, za zgodą Wójta Gminy lub osoby przez niego upoważnionej może nastąpić udostępnienie zbiorów lub ich części osobie trzeciej do wglądu na terenie jednostki. Udostępnienie zbiorów poza siedzibą Urzędu wymaga pisemnego wniosku i pisemnej zgody Wójta oraz pozostawienia w Urzędzie potwierdzenia spisu przejętych dokumentów.

Załącznik Nr 2

do Zarządzenia Nr 79/03

Wójta Gminy Narewka

z dnia 31 grudnia 2003 r

1. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy.

Okresami sprawozdawczymi są okresy miesięczne, kwartalne, półroczne i roczne.

2. Materiały i towary kupowane bezpośrednio na potrzeby administracyjno - gospodarcze odpisuje się w koszty w pełnej ich wartości wynikającej z faktur (rachunków) pod datą ich opłaty. Kontrolę i ewidencje tych przedmiotów prowadzi poza księgowo osoba na stanowisku administracyjno - gospodarczym.

3. Ewidencja materiałów i towarów zakupionych na drobne remonty oraz paliwa na potrzeby Urzędu prowadzi się według osób odpowiedzialnych za powierzone mienie.

4. Przedmioty oraz wartości niematerialne i prawne o wartości jednostkowej ponad 100 zł do 3.500 zł wprowadza się do ewidencji pozostałych środków trwałych i umarza się jednorazowo w pełnej ich wartości w koszty. Bez względu na wartość jednostkową ewidencją obejmuje się : telefony komórkowe, kalkulatory, firanki, zasłony, czajniki, chodniki, wykładziny. Kontrolę i ewidencję tych przedmiotów prowadzi referat finansowo księgowy w sposób umożliwiający identyfikację każdego przedmiotu oraz miejsce ich użytkowania i osób za nie odpowiedzialnych.

5. Środki trwałe o wartości powyżej 3.500 zł amortyzowane są według zasad i stawek podatkowych.

6. Ewidencję i rozliczenie kosztów prowadzi się według rodzajów na kontach zespołu cztery

7. Wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe :

Ustala się niżej wymienione księgi rachunkowe stosowane w księgowości Urzędu Gminy Narewka prowadzone przy użyciu programów komputerowych:

I . Dziennik Główna budżetu.

II.Wykaz ksiąg pomocniczych (zbiorów stanowiących pomocnicze księgi rachunkowe - ewidencję analityczną) stosowanych w organie:

1. Ewidencja analityczna do konta 134 - Kredyty bankowe oraz do konta 260 - Zobowiązania finansowe powinna być prowadzona w zbiorze spełniającym cechy pomocniczej księgi rachunkowej według poszczególnych kredytobiorców i pożyczkodawców.

2. Ewidencja analityczna rozliczeń z tytułu zrealizowanych dochodów do konta 222 - Rozliczenie dochodów budżetowych powinna być prowadzona w zbiorze spełniającym cechy pomocniczej księgi rachunkowej według poszczególnych jednostek realizujących dochody budżetu gminy.

3. Ewidencja analityczna do konta 223 - Rozliczenie wydatków budżetowych powinna być prowadzona w zbiorze spełniającym cechy pomocniczej księgi rachunkowej z podziałem na poszczególne jednostki otrzymujące środki z budżetu gminy na realizację swoich wydatków,

4. Ewidencja analityczna rozrachunków do konta 224 - Rozrachunki budżetowe powinna być prowadzona w zbiorze spełniającym cech pomocniczej księgi rachunkowej z podziałem na poszczególne tytuły rozrachunku budżetu.

5. Ewidencja analityczna do kont 991 i 992 powinna być prowadzona w zbiorze pozwalającym określić w ciągu roku wysokość planowanych dochodów i wydatków budżetu gminy.

III. Wykaz ksiąg pomocniczych stosowanych w Urzędzie Gminy Narewka i jednostkach obsługiwanych przez Urząd Gminy.

1. Analityka do konta 011 stanowiąca szczegółową ewidencję poszczególnych obiektów środków trwałych prowadzona w formie karty kontowej środków trwałych dla każdego środka trwałego oddzielnie umożliwiająca:

ˇ ustalenie wartości początkowej i ewentualnego jej zwiększenia lub zmniejszenia,

ˇ ustalenie wartości poszczególnych grup środków trwałych,

ˇ ustalenie osób odpowiedzialnych materialnie za stan środków trwałych,

ˇ obliczenie umorzenia poszczególnych środków trwałych.

2. Analityka do konta 013 stanowiąca szczegółową ewidencję ilościowo - wartościową poszczególnych środków trwałych ksiąg inwentarzowych środków trwałych umożliwiająca ustalenie wartości początkowej i ilości pozostałych środków trwałych oraz osoby odpowiedzialne za ich stan.

3. Analityka do konta 014 umożliwiająca ujęcie wartościowe księgozbioru w Gminnej Biblioteki Publicznej

4. Analityka do konta 080 prowadzona dla poszczególnych zadań inwestycyjnych w sposób umożliwiający ustalenie kosztów poszczególnych inwestycji.

5. Analityka do konta 130 prowadzona z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej na poszczególne rozdziały - karty wydatków.

6. Analityka do konta 135 umożliwiająca ustalić stan środków pieniężnych na poszczególnych funduszach z podziałem na:

ˇ 135)0 - stan środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

ˇ 135)6 - stan środków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

7. Analityka do konta 201, 225, 229 pozwalająca ustalić należności i zobowiązania według poszczególnych kontrahentów w okresie sprawozdawczym.

8. Analityka imienna do konta 234 pozwalająca ustalić należności i zobowiązania wobec pracowników z tytułu pobranych do rozliczenia :

ˇ Zaliczek,

ˇ Pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

9. Analityka do konta 240 prowadzona według jednostek i osób z uwzględnieniem tytułów poszczególnych rozrachunków, roszczeń i rozliczeń oraz zobowiązań z tytułu pozostałych rozrachunków , a także z tytułu sum depozytowych (wadia i zabezpieczenia należytego wykonania umów).

10. Analityka do konta 310 umożliwiająca imienne rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych z tytułu zakupionych materiałów.

IV. Wykaz ksiąg inwentarzowych stosowanych w Urzędzie Gminy

ˇ Księga ewidencyjna analityczna do konta 013 dotycząca wyposażenia budynku urzędu gminy,

ˇ Księga ewidencyjna analityczna do konta 013 dotycząca wyposażenia budynków placówek kultury, strażnic OSP,

ˇ Księga ewidencyjna analityczna do konta 020 dotycząca wartości niematerialnych i prawnych.

ˇ Księga ewidencyjna syntetyczna do konta 014 dotycząca księgozbioru Gminnej Biblioteki Publicznej.

V. Wykaz zestawień obrotów i sald sporządzanych dla budżetu gminy i urzędu gminy jako jednostki budżetowej.

Zestawienie stanu kont syntetycznych - obrotów i sald jest sporządzane na ostatni dzień każdego miesiąca.

Księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu programów komputerowych winne być:

ˇ otwarte i zamknięte według opisu w art.12 ustawy o rachunkowości,

ˇ zawartość ksiąg rachunkowych winna wynikać z art. 13 ustawy o rachunkowości,

ˇ zapis księgowy winien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu,

ˇ zapisy w księgach należy prowadzić z uwzględnieniem art. 23 ust 2 ustawy o rachunkowości,

ˇ treść dowodu księgowego winna być zgodna z techniką dokumentowania zapisów księgowych.

PLAN KONT DLA BUDŻETU GMINY

1. Wykaz kont syntetycznych.

Wykaz kont syntetycznych podanych w planie kont dla budżetu państwa i budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiący załącznik Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. jest planem kont dla budżetu gminy Narewka

2. Zasady ewidencji księgowej.

Zasady ewidencji księgowej na kontach księgi głównej budżetu gminy odpowiadają zasadom funkcjonowania kont określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w szczególnych przypadkach uzupełnione będą o przedstawione poniżej ustalenia dodatkowe:

Konto 222 - ROZLICZENIA DOCHODÓW BUDŻETOWYCH

- W celu uproszczenia można stan dochodów należnych do budżetu, przeksięgować jako zasilenie rachunku : 223/222

- dochody realizowane przez Urząd Gminy jako jednostkę budżetową a mylnie wpłacone na konto budżtu gminy w celu uproszczenia , można ksiegować :

- 133/222 bez klasyfikacji budżetowej

- natomiast w jed.budz. 222/221 na podstawie wystawione PK z odpowiednią klasyfikacja budżetową.

Konto 223 - ROZLICZENIE WYDATKÓW BUDŻETOWYCH

Wydatki Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, poniesione z konta budżetu gminy księguje się :

- 223/133 bez klasyfikacji budzetowej

- natomiast w ksiegach UG odpowiednie konto Wn / 223 Ma oraz zgodnie z klasyfikacja budżetowa.

P L A N  K O N T

Dla Urzędu Gminy Narewka , jednostek budżetowych obsługiwanych przez urząd.

Wykaz kont syntetycznych.

Wykaz kont syntetycznych podanych w planie kont dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych stanowiący załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. jest planem kont dla Urzędu Gminy Narewka.

I. Zasady funkcjonowania kont.

Zasady ewidencji księgowej na kontach księgi głównej urzędu gminy i jednostek obsługiwanych przez urząd odpowiadają zasadom funkcjonowania kont określonym w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w szczególnych przypadkach mogą być uzupełnione o przedstawione poniżej ustalenia dodatkowe:

1. Konta bilansowe

Konto 014 - ZBIORY BIBLIOTECZNE

Konto 014 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości zbiorów bibliotecznych biblioteki publicznej. Przychody i rozchody zbiorów bibliotecznych wycenia się według ich wartości ewidencyjnej.

Konta 071 - UMORZENIE POZOSTAŁYCH ŚRODKÓW TRWAŁYCH ORAZ WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH

Konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych , które podlegają umorzeniu według stawek górnych stawek amortyzacyjnych.

Konto 101 - KASA

Konto 101 służy do ewidencji krajowej i zagranicznej gotówki znajdującej się w kasie jednostki. Wpłaty podatków i opłat oraz ich zwroty są ujmowane wyłącznie w korespondencji z kontem 221 dla przychodów przypisanych i kontem 750 w stosunku do dochodów nieprzypisanych. Saldo konta 101 odpowiada stanowi gotówki w kasie wykazanemu w raportach kasowych sporządzanych w okresach tygodniowych.

Konto 130 - RACHUNEK BIEŻĄCY JEDNOSTEK BUDŻETOWYCH

Konto 130 służy do ewidencji stanu środków budżetowych oraz obrotów na rachunku bankowym jednostki budżetowej z tytułu wydatków budżetowych objętych planem finansowym. Oraz dochody pobierane za wydawanie dowodów osobistych. W ramach tego konta prowadzi się :

- 130 - rachunek bieżący UG jako jednostki budżetowej

- 130/1 - rachunek PBK do obsługi kredytu

Konto 135 - RACHUNKI ŚRODKÓW FUNDUSZY SPECJALNYCH

Konto 135 służy do ewidencji środków specjalnego w tym:

- 135/0 - fundusz świadczeń socjalnych

- 135/6 - gminny fundusz ochrony środowiska i gospodarki wodnej

- 135/10 - środek specjalny - usługi sprzętem gospodarki komunalnej

Konto 139 - INNE RACHUNKI BANKOWE

Konto 139 służy do ewidencji operacji dotyczących środków pieniężnych wydzielonych na innych rachunkach bankowych niż rachunki bieżące oraz specjalnego przeznaczenia. W szczególności na koncie 139 prowadzi się ewidencję obrotów na wyodrębnionych rachunkach bankowych:

ˇ czeków potwierdzonych,

ˇ sum depozytowych,

ˇ zabezpieczenia należytego wykonania umów,

ˇ wadiów przetargowych.

Konto 140 - KRÓTKOTERMINOWE PAPIERY WARTOŚCIOWE I INNE ŚRODKI PIENIĘŻNE

Konto 140 służy do ewidencji krótkoterminowych papierów wartościowych i innych środków pieniężnych, których wartość wyrażona jest zarówno w walucie polskiej , jak i w walucie obcej (czeki obce, weksle obce, gwarancje bankowe), a także środków pieniężnych w drodze.

Konto 201 - ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI

Konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług. Na koncie tym nie ewidencjonuje się faktur i rachunków opłacanych w terminie określonym w umowie, fakturze lub zamówieniu, natomiast ewidencjonuje się nieopłacone należności i zobowiązania nie zrealizowane w roku obrotowym, w okresie sprawozdawczym (data wpływu dokumentu do 10 dnia następnego miesiąca). Należności i zobowiązania powstałe w ciągu roku ujmuje się w księgach rachunkowych w wartości nominalnej określonej przy ich powstaniu.

Konto 221 - NALEŻNOŚCI Z TYTUŁU DOCHODÓW BUDŻETOWYCH

Konto 221 służy do ewidencji należności z tytułu dochodów budżetowych, których termin płatności przypada na dany rok budżetowy.

Należnościami przypisanymi są: podatek rolny, leśny, od nieruchomości, podatek od środków transportowych, podatki i opłaty pobierane przez urzędy skarbowe, opłaty z tytułu wieczystego użytkowania gruntów i zarządu nieruchomościami, czynsze dzierżawne, dochody z tytułu sprzedaży lokali w zasobach mienia komunalnego. Przypisu należności podatkowych realizowanych przez Urząd dokonuje się raz w kwartale na podstawie sprawozdań księgowości podatkowej.

Należności i zobowiązania wycenia się na koniec roku w kwocie wymagającej zapłaty.

Od należności i zobowiązań nie podatkowych nie opłaconych w terminie do końca roku obrotowego nie nalicza się odsetek. Kwotę odsetek ustala się na dzień uiszczenia zaległej należności lub zobowiązania. Konto 221 może wykazać dwa salda, które są odzwierciedleniem zaległości i nadpłat.

Konto 234 - POZOSTAŁE ROZRACHUNKI Z PRACOWNIKAMI

Po stronie Wn konta 234 ujmuje się w szczególności:

ˇ wypłacone pracownikom zaliczki,

ˇ należności z tytułu pożyczek z zfśs,

ˇ należności i roszczenia od pracowników z tytułu niedoboru i szkód,

ˇ zapłacone zobowiązania wobec pracowników,

ˇ należności od pracowników z tytułu dokonanych przez jednostkę świadczeń socjalnych.

Konto 240 - POZOSTAŁE ROZRACHUNKI

Konto 240 służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nie objętych ewidencją na kontach 201 - 234. Konto 240 może być używane również do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń, pomyłek bankowych, a także krótko i długoterminowych należności funduszy celowych. N koncie 240 księguje się wadia przetargowe.

Konto 310 - MATERIAŁY

Konto 310 służy do ewidencji paliwa oraz zapasów towarów i materiałów zakupionych przez poszczególnych pracowników w celu przeprowadzenia drobnych remontów i napraw. Z chwilą otrzymania protokołu z wykonania prac zapasy te wyksięgowuje się w ciężar kosztów.

Pozostałe środki majątkowe ujmuje się na odpowiednich kontach działalności podstawowej jednostki (z wyjątkiem kosztów i przychodów podlegających sfinansowaniu z funduszu).

II. Zasady funkcjonowania aktywów i pasywów oraz ustalania i rozliczania wyniku finansowego

1. Zasady wyceny aktywów i pasywów określone są w rozdziale 4 ustawy o rachunkowości.

Na dzień 31 grudnia wycenia się:

1) Inwestycje rozpoczęte według cen nabycia lub kosztów wytworzenia,

2) Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, lub wartości po aktualizacji wyceny pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne (umorzeniowe),

3) Zapasy rzeczowych składników majątku obrotowego według cen nabycia,

4) Należności i zobowiązania w kwocie wymagającej zapłaty,

5) Środki pieniężne oraz fundusze według ich wartości nominalnej.

2. Ustalanie i rozliczanie wyniku finansowego w jednostkach budżetowych - typowe księgowania:

1) wpływ środków budżetowych na realizację wydatków - 130)223

2) zwrot środków niewykorzystanych w danym roku - 223)130

1) przeksięgowanie łącznej kwoty osiągniętych dochodów budżetowych- 750)860

2) przeksięgowanie zrealizowanych dochodów - 800)222

3) przeksięgowanie zrealizowanych wydatków - 223)800

4) przeksięgowanie w końcu roku równowartości środków budżetowych wykorzystanych na inwestycje - 800)810

5) przeksięgowanie wyniku finansowego ubiegłego roku w księgach roku następnego (pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego - 860)800